Записници са састанака хронирају акције које су предузете током састанка. Формат прати Робертова правила реда и користи се за све од клупских и пословних састанака до владиних састанака. На годишњим састанцима ХОА (Удружења власника кућа), записници пружају евиденцију о одлукама и акцијама одбора ХОА. Бележењем и снимањем састанка, секретар одбора може тачно да забележи записник након састанка. Мишљење мора бити изостављено из записника како би документ био сажет и објективан.
Користите дневни ред састанка да бисте направили преглед тема састанка. Наведите теме и оставите простор за ваше белешке.
На састанку водите белешке о присуству, предлозима, одлукама и темама о којима се разговарало током састанка. Имајте на уму ко је рекао шта можете да исправно доделите. Можете користити диктафон да бисте избегли било шта. Ваше белешке треба да сумирају дискусију. Запишите вријеме и датум састанка и вријеме завршетка састанка.
Откуцајте минуте почевши од имена ХОА и имена састанка. Списак који је присуствовао и ко је био одсутан. Наведите чланове одбора по називу и имену. Забиљежите вријеме и датум састанка.
Наведите теме по редоследу о којима се расправљало и укључите било какве приједлоге, гласове и одлуке донесене за сваку тему. Наведите све представљене чињенице, изостављајући мишљење и претпоставку.
Приложите све извештаје представљене на састанку. Наведите да су они представљени у записнику.
Ставке које су вам потребне
-
Свеска
-
Оловка
-
Диктафон (опционално)
-
рачунар
-
Дневни ред састанка
