Снимање приједлога на састанцима је суштински дио процеса управљања било којом организацијом. Задатак може бити заморан, али кључан. На секретару састанка је да призна да није важно да бележи све што је речено, већ само оно што је учињено или одлучено на састанку. Захтеви су посебно важни јер пружају чврсту основу за каснију акцију, па чак и људи који су присуствовали састанку можда ће морати да се врате и консултују записнике како би се тачно сећали шта су се сложили да ураде.
Забиљежите основне податке релевантне за састанак, посебно датум и имена полазника. Забиљежите све који су били одсутни и присуство било кога са пуномоћником који заступа оне одсутне чланове одбора.
Забиљежите стандардне процедуре које слиједи одбор, које могу укључивати елементе као што су потврда записника са претходног састанка, уводна порука (напомена која је доставила поруку, а не садржај поруке), и тако даље. Имајте на уму да ли је ово био редован састанак или је то била посебна седница која је сазвана за неку необична сврху, као што је хитан састанак о буџету.
Означите почетак покрета стављањем речи "МОТИОН" великим словима или подвлачењем речи, након чега следи име особе која је предложила покретање (на пример, "МОТИОН од пуковника Мустарда").
Снимите тај покрет управо онако како је наведено. Предлог може бити представљен курзивом. Ако постоји дискусија у вези са прецизним формулацијама предлога пре него што се гласање донесе, не бележите расправу, само представите тачан језик коначне верзије предлога (на пример, "ПОКРЕТ пуковника Мустарда: Комитет одлучује да формално цензуришу професора Плума да прети господину Греену свећњак. ”)
Снимите резултате гласања. Одбори могу изабрати да евидентирају како су сви у одбору гласали (да, не, да се уздржавају), број без појединачних одлука (усвојен од 5 до 3), или само резултат (усвојен).
