Организације и предузећа свих величина могу имати користи од система телефонског дневника како би пратили виталне телефонске позиве и контакт информације. На пример, професионалци као што су адвокати и рачуновође ослањају се на телефонске дневнике за вођење евиденције о клијентима и за евидентирање износа наплативог времена проведеног на послуживању сваког од њих.
Основне методе телефонског дневника
Користите логове телефона да бисте пратили долазне и одлазне телефонске позиве. Снимите податке о клијентима, као што су пословни бројеви и бројеви мобилних телефона, информације о е-пошти и веб-локацији. За традиционалне телефонске дневнике, чувајте податке сигурним тако што ћете их ставити на сигурно мјесто изван јавног дохвата када се не користе. На електронском систему, поруке чувајте тако што ћете ограничити изложеност подацима и инсталирати лозинку. Ако канцеларија има рецепционара, интегришите телефонски дневник са њом, тако да се позиви врате благовремено и ефикасно. Дајте јој приступ корисничким сандучићима, тако да могу лако да проверавају поруке.
Адванцед Цапабилитиес
Организујте приступ даљинском и прослеђивању телефонског дневника са вашег мобилног телефона или рачунара. Интегрирајте текстуалне поруке и е-пошту у систем телефонског дневника за већу флексибилност. Организујте телефонске поруке у личне фасцикле ради лакшег приступа. Подесите јавне фолдере ако желите да делите податке са остатком канцеларије. Поставите обавештења тако да примате поруке чим стигну. Поставите позиве који нису хитни у фолдер за најбоље управљање временом. Успоставите систем за враћање свих телефонских позива у разумном временском периоду и поставите подсјетнике тако да ниједан важан позив није заборављен. За ефикасан систем резервне копије, распоредите групе за дистрибуцију да примају обавештења.
Традиционални телефонски дневници
Користите традиционални систем телефонског дневника тако што ћете записати податке на подлогу дизајнирану за праћење позиваоца и њихових информација. Неки телефонски логови долазе с угљиком који аутоматски ствара дупликат записа за похрану. Прије електронског доба, руководиоци, канцеларијски радници и појединци пратили су телефонске позиве уписивањем имена, бројева и других информација о појединачним комадима папира или јастучићима који су направљени за ту сврху.
МиВоркТоолс
Размислите о коришћењу програма МиВоркТоолс, који нуди Ворд шаблонски документ као телефонски дневник за долазне и одлазне позиве. Алат се може користити као систем за мјерење времена и продуктивност који прати датум и вријеме сваког телефонског позива, бираног броја и дужине позива, као и сврху позива. Алат може уштедети време јер елиминише потребу да се проведе у просеку два сата или више да се ручно направи сличан телефонски дневник.
ПхонеПад Елецтрониц Систем
Преузмите бесплатну пробну верзију система ПхонеПад, који користи Виндовс апликацију за чување свих информација о телефонским позивима у једном пријемном сандучету. Обојене иконе и кодирање пружају препознавање статуса тренутних порука, а поруке су распоређене тако да показују да ли су нове, прочитане или је потребно праћење. ПхонеПад изгледа као папирићи за интуитивно корисничко сучеље. Поруке су подржане обликовањем текста у различитим фонтовима, бојама, стиловима и величинама. Могуће је истовремено отворити више порука, а подржане су и текстуалне поруке. Уграђени адресар похрањује претходне податке о позиватељу.
ПДА или Целл Пхоне Логс
Користите телефонски дневник дизајниран за ваш ПДА или мобилни телефон, као што је ПхонеЛог 2.0, за ПалмПилот мобилни телефон. ПхонеЛог прати све примљене телефонске поруке и оставља их другима. Поред тога, лако се креира листа која се може брзо приступити за повратне позиве. ПхонеЛог пружа комплетан запис разговора. Систем је такође прилагодљив и може се лако интегрисати.
