Већина организација захтева од својих запослених да знају како да напишу одређене врсте извештаја. На пример, професионалци за осигурање квалитета треба да знају како да пишу извештаје о квалитету. Извештај о квалитету помаже да се процени тренутни систем контроле организације дизајниран да обезбеди квалитет производа, услуга и процеса. Добро организовани извештаји о квалитету могу да користе други стручњаци како би помогли побољшању производа и процеса организације.
Користите своје белешке. Док прегледате процесе осигурања квалитета унутар организације, требали бисте узети детаљне биљешке о томе шта су процеси, како их примјењују запослени и колико су дјелотворни.
Користите једноставан језик у свом извештају о квалитету. Кратке реченице и једноставне фразе су идеалан начин да добијете своје значење и осигурајте да сви професионалци могу лако разумјети садржај вашег извјештаја.
Откуцајте апстракт за ваш извештај о квалитету. Сажетак је сажетак свих дијелова вашег извјештаја. Сумирајте сваку секцију у око две до пет реченица. Циљ је да свако ко чита сажетак зна да ли ће читање читавог извештаја бити вредно њиховог времена.
Додајте одељак за основне информације. Ово треба да укључи одјел или процес који је био анализиран, људе који су помогли у анализи и сврху извјештаја о квалитети.
Укључите одјељак за своје налазе. Када анализирате одељење или процес, треба да обратите пажњу на то како су процеси завршени, запослени који су укључени и колико су ефикасни процеси за организацију. Сви ови детаљи морају бити укључени у овај одељак. Подаци или калкулације се могу посебно навести и приложити уз извјештај.
Закључите свој извештај о квалитету са одељком о закључцима. Овај одељак ће понудити ваше закључке и препоруке за побољшање процеса које сте приметили. Дајте много детаља када нудите сугестије. Користите визуелне детаље тамо где је то потребно, као што су графикони и графикони. Што више детаља и примјера можете дати у овом одјељку, то је кориснији ваш извјештај о квалитети.
