Извештаји о напретку су јасни, са формулом која је више формулисана од кварталних извештаја. Потоњи се разликују у формату од пословања до бизниса и институције до институције. Међутим, следеће основне смернице важе и за: Будите свесни своје публике и шта очекују да ћете наћи у извештају и држите ваше писање јасно и сажето, са озбиљним, не-бесмисленим тоном и прецизним, отвореним и поузданим стилом.
Ставке које су вам потребне
-
Подаци и информације које треба укључити
-
Добар програм за обраду текста као што је Мицрософт Ворд
Користите традиционални формат дописа за напредак и квартални извјештај. Започните са датумом, именом и позицијом особе којој ће извјештај бити достављен, вашим именом и положајем и јасном, концизном темом. На пример, тема за извештај о напретку може бити „Прогресс он Дата Интегратион Пројецт“. Линија предмета за квартални извештај је често мање специфична и једноставно каже нешто као „Квартални извештај за одељење података, трећи квартал 2010.“ Ако је квартални извештај један од неколико који иде истој особи, побрините се да знате тачан формат који особа очекује.Читач треба брзо да дигестира све долазне податке и очекује да ће пронаћи специфичне врсте информација на истом месту у сваком извештају.
За извештај о напретку, отворите са резимеом напретка, као што је „Пројекат интеграције података напредује по распореду и испод буџета.“ Ако тражите нешто специфично - помоћ другог запосленог или одељења, додатна средства, итд. - Наведите га одмах да бисте били сигурни да га читач не превиди. Отворите квартални извештај на сличан начин сумирајући информације садржане у извештају.
Детаљно објасните позадину пројекта, који се може укључити у сажетак напретка, ако желите, тако што ћете брзо сажети детаље и описати његову сврху и временски оквир. У оквиру тромјесечног извјештаја, можете укључити напредак остварен од посљедњег извјештаја, који укључује и добро и лоше. Имајте на уму да желите да будете отворени и искрени.
У извјештају о напретку наведите све завршене радове и користите глаголе акције како бисте нагласили да су они који раде на пројекту били марљиви. Такође можете да укључите одређене датуме када су фазе пројекта завршене или када је део њих постао активан или је био онлине или шта је циљ. У овом тренутку у тромесечном извештају иу одговарајућем формату, почните са детаљним приказом напретка који је постигнут. Наведите проблеме које треба ријешити.
Наведите детаље у извјештају о напретку свих проблема са којима се суочавате, стратегије за њихово рјешавање и временски оквир за њихово рјешавање или објашњење зашто је проблем у току.
Распоредите распоред рада у извјештају о напретку, заједно са постигнућима које очекујете у наредном временском интервалу. Извјештај можете завршити опћом процјеном пројекта и онога што је до сада постигнуто. У кварталном извјештају предвиђају се предстојеће прилике и изазови уз очекиване резултате и важне активности. Можда завршите са захтевом за коментарима, повратним информацијама и идејама.
