Компаније свих облика и величина имају састанке, било да се ради о глобалној корпорацији која покреће продају од милијарду долара у Европи или мали породични бизнис који одлучује да ажурира своје залихе. Узимање минута је обично битна компонента састанака компаније, дајући компанијама прецизан запис о важним догађајима као што су гласови дионичара, спорови између радника и дискусија о будућим стратегијама.
Ставке које су вам потребне
-
Бележница и оловка
-
Диктафон или уређај за снимање
Прегледајте дневни ред са претходног састанка. Можда је било покренутих питања које је потребно пратити на текућем састанку. Познавање ових тема прије састанка ће вам омогућити да брже узмете информације и направите кратке биљешке.
Сачекајте састанак са уређајем за снимање ако мислите да се можете борити да пратите дискусије. Снимање састанка значи да касније можете преписати релевантне тачке са мање временских ограничења.
Седите поред особе која председава састанком. То ће вам омогућити да затражите појашњење о било ком питању које сматрате двосмисленим или недовољним.
Упишите време и датум у главу ваше бележнице. Забележите особу која председава састанком, записничара (себе) и место одржавања састанка.
Наведите све присутне осим председавајућег и себе. Прођите око листа папира и затражите од сваког учесника да попуни своје име. Ове информације се затим могу преписати на ваше пуне минуте касније.
Пратите дневни ред састанка. Састанци обично имају бројеве бодова за дискусију. Међутим, разговори се често могу појавити на тангентама, што значи да се ставке пропуштају или се дискутују ван редоследа. Држите се бројева на дневном реду и забележите их онако како се они дискутују, чак и ако су ван редоследа.
Документујте све поднеске у вези са одлукама о правилима или будућем правцу компаније. Наведите појединце који предлажу приједлоге и, ако се гласа, забиљежите тко је и колико је гласало за приједлог. Документирајте и како је поднесен приједлог, било путем вербалне потврде, показивања руку или тајног гласања.
Запишите записник што је прије могуће након састанка. Информације ће вероватно бити свеже у вашем уму, тако да можете да се сетите више детаља него да сте их оставили касније.
Снимите своје име на крају документа како би вас колеге могли контактирати са упитима о садржају.
