Преносна писма, која се називају и пропратна писма, прате факсове и е-пошту да би се описао садржај факсираних докумената или датотека приложених уз е-пошту. Преносна писма такође осигуравају да се документи дају правој особи ако се шаљу на дељени факс или е-маил адресу. Ова писма су обично кратка и само преносе потребне информације. Будући да су писана писма облик пословне кореспонденције, морате слиједити одређене стандарде како бисте их исправно написали.
Упишите своје име или име компаније, адресу, број телефона и друге контакт информације на врху документа, лоцирајући их на десној страни странице. Уместо тога, можете написати писмо на меморандуму компаније.
Прескочите линију и наведите датум под вашим информацијама на десној страни странице.
На лијевој страни странице упишите име, адресу и, ако је примјењиво, број рачуна или друге идентификацијске податке приматеља, двије линије од датума.
Посебно се обратите писму особи која ће је примити. Ако не знате име особе, писање "Поштовани господине" или "Госпођо" биће довољно.
Наведите разлог за писање писма у првој реченици. Наведите ако шаљете резиме, пословни приједлог, извјештај или информације о производу или услузи.
Наведите основне информације о документу који шаљете у другом параграфу. Ово може укључивати датуме до којих читалац мора да реагује на информације садржане у документу или, ако документ има више страница, кратко објашњење укључених страница. Такође можете да подсетите читаоца на било какве разговоре или преписку коју сте имали са њим у вези са тим документом.
Захвалите се читаоцу на њеном времену у задњем параграфу и замолите је да вас контактира ако има било каквих питања.
На дну странице унесите своје име, наслов и контакт информације, као што су адреса е-поште или број телефона. Написите свој потпис изнад свог имена.
