Ако пројекат нема добар план комуникације, он је осуђен на пропаст. Примарна одговорност руководиоца пројекта је да развије и организује ефикасан и ефикасан план комуникације. Ово ће мотивисати пројектни тим и омогућити да се пројекти остваре благовремено. Добар комуникациони план треба да створи отворену и транспарентну атмосферу у којој се свако осећа угодно и пружа идеје и допринос. Менаџер пројекта који се понаша као диктатор ће бити поражен.
Увод
Развити стратегију комуникације: (1) Развити и дефинисати пројекат. Као менаџер пројекта ви сте примарни извор информација. Ваш задатак је да ефикасно комуницирате како бисте усмерили и мотивисали пројектни тим. (2) Направите форум који омогућава размјену идеја. Нека сви у тиму знају да је њихов допринос драгоцен. Комуникација је дијалог, а не монолог. План комуникације треба да охрабри и потакне интеракцију и допринос од свих који су укључени. (3) Разјаснити циљеве комуникације. Циљеви добре комуникације требају омогућити да се пројекат успјешно и правовремено заврши. То ће помоћи да се спријече изненађења, избјегне дуплирање и открију пропусти.
Делегирајте одговорности. Поједини чланови пројектног тима треба да знају које су њихове посебне одговорности и коме су одговорни. Сви треба да знају циљеве комуникације.
Користите различите медије и методе како бисте одржавали ажурност комуникације и информисали све. То укључује ажурирање е-поште, меморандуме пројекта, лицем у лице и редовне извјештаје.
Поставите временски оквир за извјештаје и прегледе. Поред дневне размјене информација, заказајте састанке и рокове за извјештаје. Ово ће одржати мотивисаност и структурирање тима. Такође помаже при одређивању приоритета задатака.
Прегледајте план комуникације како бисте осигурали да он дјелује учинковито. Тражите информације од тима. Да ли се неопходне информације достављају благовремено. Ако не, каква побољшања се могу направити да би се она побољшала?
