Лично пословно писмо је написано од појединца до компаније или организације. Такво писмо се може написати из више разлога: да се проблем ријеши као грешка на рачуну; да захтева повратак или замену производа; похвалити добар рад запосленог; или тражити донацију времена, новца, производа или услуга у корист. Без обзира на разлог, особно пословно писмо је написано на празном папиру, а не на заглављу. Размислите о следећем када следећи пут морате да га напишете.
Подешавање странице
Користите маргине од 1 инча на врху, дну и са стране странице. Ако је ваше лично пословно писмо кратко, повећајте горњу маргину на 2 инча и стране на 1½ инча. Користите лако читљиве фонтове као што су Тимес Нев Роман, Ариал или Цамбриа у величини 11 или 12 тачака. Појединачне линије.
Леттер Стиле
Ако користите стил слова, све линије почињу на левој маргини. За измењени стил блока, започните датум и редак затварања у центру странице уместо леве маргине.
Ваша адреса и датум
Ваша адреса (која се назива и адреса пошиљаоца) почиње у првој линији странице, и сви обично скраћени изрази као што су улица, стан или булевар морају бити написани (за формалност). Не заборавите зарез између имена вашег града и двословне скраћенице ваше државе. Не остављајте празан простор између задње линије ваше адресе и датума, који је дан када је писмо завршено или послано. Укуцајте месец, дан и годину у првој линији, наводећи месец. На пример, упишите "27. септембар 2008." уместо "27. септембар 2008." или "9/27/08." Не заборавите зарез између датума и године. Ако користите модификовани стил блока, почните да уносите своју адресу у средину странице уместо леве маргине.
Име и презиме примаоца, адреса и адреса компаније
Четири линије (или 1 инч) испод датума, унесите име примаоца почевши од "Мр." или "Мс." Користите и име и презиме, затим зарез и наслов примаоца (нпр. Менаџер, Супервизор, Координатор). У следећој линији укуцајте име компаније, иза које следи адреса компаније (која се назива и унутрашња адреса) без коришћења скраћеница осим оне за државу.
Поздрав
Један празан редак касније, укуцајте поздрав који користи исто име коришћено у унутрашњој адреси, почевши од "Драга". Поздрав у пословном писму треба да заврши двоточком. На пример, "Драга госпођо Луцинда Јонес:"
Боди
У личном пословном писму, тело почиње на празној линији након поздрављања. Сингле-спаце и лефт-јустифи сваки пасус у телу, остављајући празан ред између параграфа. Концизност је кључна: Почните са пријатељским отварањем праћеним сврхом писма. Други став треба да оправда сврху; наведите детаље као што су бројеви рачуна, бројеви фактура, датуми испоруке или услуга, и називи производа или запосленика како би помогли читатељу и вашем узроку. Обезбедите само одговарајућу позадину и додатне информације, имајући на уму да је ваш читалац заузет. Посљедњи параграф треба поновити сврху (из првог параграфа) и, ако је потребно, затражити неку врсту акције.
Затварање и чување записа
Затварање вашег личног пословног писма треба да буде лево, осим ако не користите модификовани стил блока, што захтева почетак затварања у центру странице. Ако је ваше затварање више од једне речи (на пример, "Хвала" или "С поштовањем"), пишите само прво слово прве речи и користите зарез након последње речи, а не двоточку као што је предложено након поздрављања. Три празна ретка касније, упишите своје пуно име. Можете да одштампате ваше писмо и физички потпишете своје име између закључног и куцаног имена ако желите. Лична пословна писма су забележена комуникација између вас и бизниса. Стога је добра идеја задржати копију личних пословних писама које пишете. Ако сте забринути за њихов долазак поштом, потврдите их у пошти прије него што их пошаљете тако да знате када компанија прими ваша писма.
