Док су брзе поруке е-поште и телефонски позиви довољни за многе пословне сврхе, још увијек постоје неке ствари које треба ријешити са сталношћу и професионалношћу писма. Различите ситуације захтијевају различита писма, и иако постоји много различитих разлога можда ћете морати да напишете професионално писмо, било би корисно да се унапријед упознате са неким од најчешћих типова пословних писама.
1. Ордер Плацемент Леттерс
Као што име имплицира, писмо за постављање наруџбине је написано да би се наручила роба. Ова писма су веома честа, али су такође веома формална и треба да буду написана на веома прецизан и специфичан начин, због чега би могло бити корисно да се пронађе шаблон за ова писма пре него што га напишете.
2. Уводна продајна писма
Када желите да продате производе новом клијенту, морате се представити. Ово је врло слично начину на који бисте се представили некоме на забави, јер желите да направите велики први утисак у обе ситуације. Желите да циљном клијенту покажете које производе или услуге нудите, како им то може помоћи и шта ваш посао чини другачијим од других.
3. Саопштења за циркуларна писма
Циркулар је тако назван зато што се шири великој публици. Другим речима, док је већина писама приватна преписка између две или више партија, кружно се дистрибуира великим групама одједном. Пошто су намењени многим читаоцима, требало би да буду написани за члана циљне публике. Не заборавите да их задржите довољно генеричким да се допадну свакоме ко их прими.
4. Писма признања
Ова писма се шаљу само да би се потврдило да је ваша компанија добила пословни документ или пакет. Оне у суштини функционишу као признанице и треба их послати чим примимо предмет.
5. Фоллов-Уп Леттерс
Попратна писма могу бити послата након многих врста кореспонденције. Подносилац захтјева за посао може послати праћење након разговора. Продавац може послати једну недељу или две након слања уводног продајног писма. Они могу бити послани након састанка како би се поновили споразуми које су потписале обје стране. У суштини, они једноставно служе да подсете примаоца претходне комуникације и да подстакну напредак у следећем кораку односа или пројекта.
6. Писма исприке за клијентски сервис
У пословном свету понекад ствари крену наопако. Да ли је то била грешка ваше компаније и да ли је то било могуће спријечити, писмо извињења може много да помогне у поправљању односа с оштећеним клијентом. Ова писма често пролазе кроз правну службу како би се осигурало да се компанија не излаже правној одговорности.
7. Писма интереса
Док писма о интересу најчешће користе они који траже посао, а послодавци се обавештавају о њиховом интересу за позицију у компанији, они се такође могу користити да се изрази да је ваша компанија заинтересована за рад на одређеном пројекту са другом компанијом или непрофитном организацијом.
8. Писмо сућути
Било да жалите за губитком запосленог, ривала, партнера или било кога другог у вашем професионалном кругу, писма саучешћа није лако написати, али могу бити дирљива геста према онима који су највише погођени смрћу.
9. Меморандуми у канцеларији
Док су меморандуми често неформални, ове интерне комуникације су као пословна писма једног запосленика другом. Меморандуми се могу писати на готово било којој теми, почевши од додатака код облачења до озбиљних прекршаја запослених.
10. Писмо похвале
Иако је увијек лијепо похвалити запосленика који иде изнад и изван, они би требали бити резервирани за заиста изванредне акције, јер што се чешће дијеле, то мање значе онима који их примају.
