Без обзира на вашу индустрију, разумевање како написати основно пословно писмо је обавезно за све пословне људе. Иако је основна пословна кореспонденција веома честа, постоји неколико врста пословних писама у техничком писању. Пословна писма се разликују према публици, сврси, аутору и специфичном формату.
Ресуме Цовер Леттер
Привредници користе допунско писмо у процесу пријаве за посао како би се "продали" организацији којој се желе придружити. Пропратно писмо је први утисак који ћете као тражилац посла имати на свог потенцијалног послодавца, а послодавци често користе пропратно писмо као лакмус тест како би утврдили да ли је резиме вриједан читања. Према Пурдуе Онлине Вритинг Лаб-у, требало би да напишете своје дописно писмо у наративном гласу, наглашавајући искуства и вештине које су вас припремиле за посао који тражите. Центар за писање на Универзитету Северне Каролине у Цхапел Хиллу предлаже писање у тону који лежи између изразито конверзацијског и изузетно формалног. Користите глаголе акције често када пишете пропратно писмо, и користите тражени оглас или опис посла да бисте пронашли кључне речи, као што су "детаљно оријентисани", које треба да буду укључене у ваше писмо.
Персуасиве Бусинесс Леттер
Ако пишете убедљиво пословно писмо, покушавате да убедите примаоца да предузме мере које препоручујете. Ову врсту пословног писма можете написати запосленом, супервизору, клијенту или колеги или другим странама унутар или изван ваше организације. Убедљиво пословно писмо мора навести сврху (да се убеди) у првих неколико реченица, према енглеском клубу. Пословно писање је концизно јер су пословни људи стереотипно заузети. Веома је важно да ваше писмо брзо дође до тачке и не губи време са непотребним уводима, дружењем или детаљима. Наведите начин на који желите да ваш читалац узме у првих неколико редака и потроши тијело писма у којем се наводе користи од акције или објашњавајући зашто би требало подузети. Побрините се да јасно укључите све неопходне детаље. Енглески клуб такође предлаже да и ви јасно наведете да ли вам је потребан одговор.
Када пишете убедљиво пословно писмо, анализирајте своју публику. Коме пишете, одредиће које информације укључите. На пример, додали бисте само увод ако особа коју пишете не познаје вас. Поред тога, менаџер би пронашао различите користи у току акције од клијента.
Писма извињења
Иако су то једна од најчешћих врста пословних писама, писма исприке су и једна од најтежих за писање. Морате да пишете да бисте "сачували лице", допуштајући вашем бизнису да задржи интегритет док истовремено нуди искрено извињење за индискрецију. Као и друге пословне комуникације, идите право на ствар. Напишите у писму намеру - да се извините - и за шта се извињавате у првом параграфу. Према АБусинессРесоурце-у, ваш следећи параграф треба да тражи од оштећене стране да опрости грешку и објасни како је направљена грешка, као и све што се ради како би се осигурало да се то неће поновити. Коначно, треба да поновите своје извињење и понудите да надокнадите ту грешку са попустом, бесплатном робом или на други одговарајући начин. У писму извињења, никада се не појављујте у дефанзиви и увијек доставите контактне информације некога тко може најбоље ријешити проблем.
