Фокусирање на питања незадовољства клијената је једна од најважнијих ствари коју предузећа могу да ураде ако желе да реше жалбе клијената. Програм притужби клијената омогућава праћење, организовање и евентуално решавање проблема у вези са услугом или компанијом. Редовно праћење програма жалби клијената је кључно за развој успјешних дугорочних односа с клијентима.
Направите електронску табелу или неки други документ у којем се могу забележити подаци из програма жалби клијената. Именујте ову компјутерску датотеку "Жалбе клијената" или сличан наслов и сачувајте је на сигурном месту на рачунару. Пример софтвера за табеларне прорачуне који се може користити је Мицрософт Екцел, који омогућава филтрирање и сортирање унетих података.
Пратите важна питања која се односе на ваш програм жалби клијената тако што ћете прикупити податке из програма и унијети их у прорачунску таблицу. Примјери проблема које је потребно редовно ажурирати и пратити укључују узроке притужби клијената, које клијенти пријављују највише жалби, колико често се оне подносе, као и колико брзо и ако се проблеми ријеше.
Сортирајте податке о програмима за жалбе клијената у вашој табели тако да се могу видети на јасан и организован начин. Категоризирајте различите врсте жалби да бисте видели која питања треба да се реше највише. Сортирајте доларску вриједност свих новчаних трансакција које су резултирале жалбом корисника.
Развијте политике које се односе на нерешене жалбе клијената и одлучите које ћете технике задржавања купаца користити. Нудећи посебне попусте за купце, бесплатне артикле или друге једнократне понуде за чување односа с клијентима, све су то примјери начина на који се рјешавају нерешене жалбе.
Потражите повратне информације од клијената из програма жалби клијената од задовољних и незадовољних клијената. То треба да уради члан управе јер ће неријешена питања често бити укључена. Међутим, добијање повратних информација од корисника о вашем програму је добар корак за побољшање програма за жалбе клијената.
Интегрисати софтверски програм за жалбе клијената који ће вам омогућити да пратите и организујете, као и да решавате жалбе. Ови алати омогућавају представницима предузећа да добију алат који им је потребан за рјешавање питања жалби. Примјери укључују Еверест Цустомер Цомплаинтс Манагемент од Линк Софтваре и Мастер Цонтрол'с Цустомер Цомплаинтс Софтваре.
