Дебитне напомене и фактуре користе се у процесу рачуноводства како би се помогло предузећима да прате продају. Док се дебитне ноте односе на потраживања, рачуни се углавном баве завршеном продајом у којој је новац већ промијењен. Било да се користи дебитна напомена или фактура, важно је да све релевантне информације буду укључене у документ тако да се може користити у процесу рачуноводства у будућности.
Задужење
Обавештење о задужењу је обавештење које се шаље клијенту да би је упозорило на доспели износ. Предузећа могу користити дебитну напомену као претходник слања неизвршених рачуна у збирке, као упозорење да ће рачун постати наплата, или да подсјети клијента на попуст за рану уплату.
Фактура
Фактуре се користе за евидентирање трансакција продаје. На пример, ако је посао на сајму или конференцији и врши продају, купац и посао добијају копију фактуре тако да обе стране знају шта је продато, када и за колико. Фактуре су такође укључене у продајне артикле који се шаљу купцима.
Разликама
Дебитна напомена је информација о прошлој трансакцији која остаје неплаћена, док фактура евидентира извршену трансакцију продаје. Дебитне новчанице се заснивају на рачунима потраживања, док се фактуре користе за продају за коју је плаћање већ извршено.
Примери употребе
Ако је рачун клијента кашњен, компанија може послати задужницу клијенту да га подсети на надзор на рачуну. Белешка треба да садржи ставку или ставке које су купљене, датум куповине, куповну цену, оригинални датум доспјећа плаћања и све финансијске трошкове који су се могли примијенити на дугорочни рачун. Пример фактуре је када се изврши продаја, а купац захтева детаљан рачун. Фактура укључује купљену ставку, продајну цијену, датум продаје и начин плаћања.
