Поздрав је поздрав у писму. То је начин на који се обраћа примаоцу и поставља тон за остатак садржаја у поруци. У пословању ових дана, већина кореспонденције се врши путем е-поште. Међутим, поштанска пошта се и даље користи у неким индустријама и са специфичним врстама пословних докумената. У оба случаја, важно је користити исправан поздрав како би се приматељу писма показало поштовање и ангажирати га на почетку комуникације.
Савети
-
Прави поздрав за пословна писма зависи од тона документа, без обзира да ли је у штампаној или електронској пошти и природи поруке која се доставља.
Како одабрати пословно писмо Поздрав
Одлука о томе који поздрав за кориштење у пословном писму зависи од неколико фактора. Прво, схватите природу ствари о којој расправљате. Да ли то захтева формални тон или неформални? На пример, пријављивање за посао у компанији је формална пословна трансакција и захтева пословно писмо са формалним поздравом. С друге стране, слање е-поруке колеги о томе када да се састане за ручак не захтева формални поздрав. Слично томе, адресирање клијента с којим нисте раније разговарали може захтијевати формалнији тон у односу на разговор са партнером с којим редовито послујете.
Други фактор који треба узети у обзир приликом одлучивања о употреби је тон читаве поруке. Поздрав је први дио пословног писма које приматељ чита, тако да он у суштини поставља тон цијеле поруке. Пажљиво бирајте поздрав на основу тона који желите да пренесете. Поред тога, поздрав који користите ће зависити од онога што знате и не знате о примаоцу. Да ли знате име особе, пол, занимање и акредитације играју улогу у избору поздрављања.
С обзиром на формат пословног писма
Поздрав који користите може зависити и од формата вашег писма. На пример, да ли ћете слати своју поруку поштом или е-поштом може утицати на врсту поздрава коју одаберете. Поред тога, врста писма ће диктирати и поздрав који користите. На примјер, уводно писмо пословног приједлога послано поштом може имати много формалнији поздрав од меморандума за цијелу твртку који је послан на интерну листу путем е-поште. Такође ћете морати да размотрите да ли своје пословно писмо шаљете једној особи или више особа, јер ће то утицати на поздрав који одаберете.
Прималац пословног писма
Пре него што почнете са пословним писмом, сазнајте коме шаљете поруку. Ако пишете појединцу, важно је да знате његово пуно име и исправан правопис. Ако прималац има родно неутрално име као што је Алек или Пат, позивање организације и проналажење пола вам може уштедети потенцијалну срамоту у будућности. Ако нисте свјесни пола те особе, онда можете одбацити љубазни чланак у свом поздраву.
Ако је ваше пословно писмо одговор на поруку коју је прималац већ послао, обратите пажњу на то како су потписали своје име. Ако је њихово пуно име Цассандра и они су потписали своје писмо "Цасс", онда сте можда склони да јој се обратите као "Цасс". То ће зависити од природе вашег односа и документа који пишете. Не скратите нечије име а да претходно нисте позвани да то учините.
Коришћење родно специфичних наслова
У неким случајевима, можете изабрати да користите родно специфичан наслов као део вашег поздравног позива. "Господин" се користи за мушкарца и претходи његовом презимену - "Мр. Смитх, “на пример. За удату жену, користите “Мрс.” пре презимена. За неожењену жену, можете користити „госпођицу“. Када пишете жени без познавања њеног брачног статуса, можете користити „госпођицу“, као у „госпођа Смитх“.
Пре него што одлучите да користите наслов који је специфичан за пол, размотрите да ли је ваш језик укључив. Неки људи се не могу идентифицирати као мушкарци или жене или се могу идентифицирати као супротни пол. Ако не знате или нисте сигурни у ситуацију, можете изабрати да у свом дописивању изоставите језик који је специфичан за пол.
Формал Салутатионс
Најчешћи формални поздрав у послу је "Драги". Тај позив можете користити на више начина:
- Драги господине Смитх
- Драги Јохн / Јане
- Деар Мс./Мрс. Смитх
- Драги Јохн Смитх
Начин на који адресирате име примаоца зависиће од формалности пословног писма и вашег односа са њом. “Драги” се може користити иу штампаним и електронским пословним писмима, као и поздрав “То”. “Здраво” је још један формални поздрав. Међутим, то се обично користи у е-пошти, а не у пошти.
Информал Салутатионс
Мање формалне честитке могу се користити у пословним окружењима. Међутим, да ли су прихватљиве или не, зависиће од културе организације, примаоца писма и природе поруке.
У организацијама у којима не постоји формална хијерархија или мала предузећа која имају само неколицину запослених који се добро познају, можда неће бити потребе за формалним поздравом. Генерално, у интерној кореспонденцији са колегама или партнерима с којима сте упознати, прихватљиво је користити "Хи Јохн" или "Хеи Јане", посебно када комуницирате путем е-поште.
Обратите пажњу да чак и ако је култура организације неформална, могу постојати неки случајеви у којима је потребан формални поздрав, као што је када разговарате са новим клијентом или заинтересираним странама или када се пријављујете за посао.
Поздрав за непознатог примаоца
Понекад, када пишете пословно писмо, можда не знате име примаоца. У овом случају, покушајте да позовете организацију пре времена да сазнате ко може да гледа ваше пословно писмо, и обратите се својој белешци у складу са тим. Такође можете да проверите веб сајт компаније да видите да ли можете да сазнате ове информације. Ако нисте у могућности да сазнате име примаоца, своје пословно писмо можете упутити генеричким поздравима као што су:
- Поштовани
- Да кога занима
- Управитељу за запошљавање
Поздрави за више прималаца
Када говорите о више прималаца вашег пословног писма, прилагодите поздрав да укључите више имена, као што је писање "Драга Јане и Јохна" или "Господину и госпођи Смитх." Ако има више од два имена на листи, можете изабери да се одрекне имена и употреби генерички поздрав као што је:
- Драги тиме
- Здраво свима
- Одељењу за људске ресурсе
- Драги Блуе-Ски корпорација
Смернице за посебне наслове
Занимање или образовање неке особе може захтијевати од вас да се обратите на одређени начин у пословном поздраву, овисно о формалности писма. Уопштено, ово се односи на свештенике, медицинске стручњаке, академике, војно особље и изабране званичнике.
На пример, ако пишете некоме ко има диплому медицине, користите „Др.“ пре његовог презимена, као у „Др. Смитх. “Када пишете професору, судији, рабину, имаму или пастору, напишите пуни наслов пре његовог презимена, као„ Драги пастор Смитх. “Када пишете члановима војске, прикладно је да користите њихов пуни чин и презиме у поздраву, као у "Драги поручник генерал Смитх" или "Хелло Цаптаин Смитх."
Форматирање позива у пословном писму
Када форматирате своје писмо, након поздрава можете додати или двоточку или зарез. Дебело црево је формалнији избор, а зарез се користи за неформалну кореспонденцију. Први параграф вашег писма почиње након поздрава у следећем реду, на пример:
Драги Јохн, Први параграф
