Редовно заказивање састанака за особље је неопходно средство комуникације. Уместо да се ослањате на белешке или е-пошту, приступате лицем у лице. Ово не само да пружа могућност пружања релевантних информација, већ и да одговори на питања и разјасни потенцијалне неспоразуме. Међутим, за разлику од других типова састанака, састанци се обично фокусирају на пословне или пројектне операције и трају не више од 15 минута до 30 минута.
Основна правила
Иако су састанци са састанцима често неформални, основна правила за добро понашање и комуникацију треба и даље да се примењују. Кратак временски оквир од виталног је значаја за успостављање правила која осигуравају да други слушају када неко говори, да одржава комуникацију до тачке и да професионално, и да охрабрују питања и продуктивне повратне информације. Поред тога, зато што се брифинг фокусира на пружање ажурирања и других релевантних информација, чланови особља треба да схвате да ово није место за расправу о политикама или одлукама предузећа.
Радите са унапред одређеним планом
Припремите дневни ред непосредно пре почетка брифинга. Ово је неопходно да би се осигурало да брифинг укључује и стандардне ставке и било које актуелне вести. На пример, дневни ред брифинга за особље пре смене може да укључи задатке за посао, прилагођавање распореда и информације о догађајима који су се десили током претходне смене. Можете дистрибуирати дневни ред или тражити од особља да води биљешке. Циљ је да вас држимо на правом путу и будете сигурни да је брифинг користан.
Почните са Бангом
Проведите прва два минута сваког брифинга, енергизирајући и мотивирајући чланове особља. Почните са најавама добрих вести, као што је честитање тиму за остварење циљева продаје претходног дана, добродошлицу новом запосленом или најављивање датума за признање запосленика. Према ријечима Алберта Менсаха, професионалног тренера и аутора, оно о чему говорите није толико важно колико то производи мотивацијски ефекат.
Резервна питања за крај
Резервирајте већину времена за дистрибуцију информација. Реците члановима особља да ћете на крају узети питања и разјаснити информације, а не током брифинга. Ово је важно како би се осигурало да останете унутар временског оквира и задржите сву пажњу усредсређену на информације које имате. Ако не можете одмах да одговорите на питање, добијте одговор након што је брифинг завршен и што је пре могуће, посебно за питања која су осетљива на време.
