Када се одржава годишњи састанак стратешког планирања, припрема често засјењује стварну сврху састанка. Дио припреме укључује израду дневног реда, позивање присутних, слање дневног реда и припрему мјеста одржавања. Међутим, ако сам састанак не прихвати браинсторминг, доношење одлука и креирање плана, он можда неће произвести иновацију и стратешку изврсност коју желите. Иако су место и организација важни, квалитет комуникације лицем у лице даје резултате.
Одредите циљеве састанка
Стратегије обично покривају ширење компаније, маркетинг, производне линије, конкуренцију и финансијске обавезе. Састанци стратешког планирања који једноставно преиспитују стари стратешки план са вашом управном групом не разматрају план за могуће побољшање. Ако је ваш циљ да усавршите своју стратегију за наредну годину, започните састанак са СВОТ анализом тренутне стратегије. Ако водите састанак, припремите се са пописом проблема и питања осмишљених да потакну дискусију. Донесите чланке, беле књиге и видео презентације како бисте потакнули креативно размишљање. Изазовите учеснике да износе неугодне теме. Менаџери често не желе да буду клин који стоји, из страха да не буду оборени.
Направите листу проблема за даљу дискусију
Ширење СВОТ анализе стратешког плана из прошле године и онога што је произведено требало би да резултира у више тачака за дискусију и решавање. Употреба табле за исписивање питања или проблема по њиховом настанку омогућава вам да организујете дискусију и пратите је. Као лидер, наставите да изазивате и постављате питања. Укључена дискусија је управо оно што желите, али задржите контролу над дискусијом и покушајте је довести до рјешења и одлуке. Сесије пребацивања могу произвести иновативна решења, тако да учесницима доделите сесије које се баве појединачним кључним темама и да им дају извештаје о закључцима или новим идејама када се састанак настави.
Прегледајте одлуке и потврдите
Један од разлога за одржавање састанака стратешког планирања два или више узастопних дана је да се учесницима омогући да обраде покренуте идеје. Оно што изгледа као добра идеја могло би се открити као грешка након ноћног сна. Након што сте у потпуности разговарали о старом стратешком плану и формулисали нове идеје, прегледајте сваку тачку или одлуку и гласајте. Гласање обавезује руководиоце да прате одлуке. Ако постоји неслагање о једној тачки, размотрите даљу дискусију о томе како је модификовати тако да се сви могу сложити.
Имплементација и праћење
Наравно, имплементација и праћење чине разлику између успјешног састанка и неуспјеха. Менаџерима је тако лако да задрже статус куо када се врате у своја одељења, да агресивно доделите одговорности за имплементацију. Као лидер, ваша је одговорност да пратите како бисте били сигурни да менаџери у потпуности проводе стратегије и промјене које су развијене на састанку стратешког планирања. Поставити мјерила и преглед напретка како би се оцијенило како стратешки план користи организацији и треба ли је ревидирати.
