Тендерска документација је понуда за испоруку производа или услуга или извршење радова по одређеној цијени и под наведеним увјетима. Ако испоручујете производе другим предузећима или јавном сектору, процес подношења тендера у конкуренцији са другим предузећима је уобичајен. У суштини, тендерски документ је писмо у којем се објашњава како ћете задовољити очекивања купаца и зашто сте најбољи. Пишући тендер, можете уочити своје циљеве, предности и слабости и повећати свој профил са својим клијентом.
Захтеване информације
Тендерска документација адресира неколико очекивања потенцијалног клијента, почевши од сврхе ваше понуде. Морате да наведете своје акредитиве, описујући прошло искуство. Студија случаја о успешном раду за другог клијента је убедљива. Објасните како ћете пружити услугу или производ, артикулисати процесе ваше компаније, као и људске и техничке ресурсе потребне за извршење. Наведите временски оквир резултата и опишите како ће се управљати пројектом. Идентификујте ризике или потенцијалне проблеме који могу успорити или ометати имплементацију. Објасните своју структуру цена као и разматрања накнадне заштите. Потенцијални клијенти такође желе да знају о вештинама и искуству вашег тима. Коначно, саставите пропратно писмо у којем се резимира точка тендера као и његова структура.
Одговор тима
Када сазнате шта се очекује на тендеру, организујте тим који ће се бавити његовим разним деловима и управљати процесом писања. У одређеном смислу, пишете скраћени пословни план за одређени производ или услугу. Сазнати ко је одговоран за истраживање и прикупљање потребних информација. Неко ће можда морати да координира различите материјале који ће помоћи вама или писцу да саставе тендерску документацију. Ако је било шта у вези са тендером нејасно, назовите или се састајте са клијентом и поставите питања. У принципу, клијенти не желе ништа више него да допринесу идејама у ваш процес реаговања на њихове потребе.
Планирајте и пишите побједи
Познавање начина на које се можете разликовати од конкуренције може вам помоћи да напишете побједнички тендерски документ. Размислите о новим идејама како бисте се позабавили бригама потенцијалних клијената о производима и услугама које пружате. Ако се брине о одржавању производа, пронађите рјешење које рјешава ту забринутост. Уопштено, клијенти желе вредност за свој новац, тако да цена није једина одредница ко одлази са послом. Схватите шта можете понудити да ваши конкуренти не могу, као што је побољшање услуге, смањени ризици, већа поузданост или бољи квалитет. Поред адресирања онога што клијент жели, доприносите корисној идеји.
Цомпоситион Типс
Лоше написани и презентовани документи могу ометати чак и најбоље понуде. Држите документ пословним путем, користећи кратке, оштре реченице и параграфе. Тачке и заглавља могу помоћи у сегментирању документа. Уверите се да су сви елементи документа, као што су резимеи чланова тима, стандардизовани. Фонт би требало да буде равномеран током целог тендера. Нека уредник прегледа и ревидира документ, а затим унесе лектор који ће се чешљати за грешке у куцању и пропусте. Укључите садржај тако да читалац може листати документ и лако лоцирати одређене дијелове.
