Документација процеса јасно оцртава кључне задатке који се одвијају у компанији. Они елиминишу конфузију међу запосленима и стављају све чланове компаније на исту страницу. Процесни документ дефинише шта су тренутни процеси у компанији. Идентификујући тренутну праксу, често откривате недостатке у постојећем систему и видимо простор за побољшање. Документација процеса такође омогућава компанији да се брже прилагоди променљивим пословним потребама. Јасно дефинисање тренутних функција ваше компаније боље ће омогућити предузећу да напредује.
Одредите обим документа. Можете документовати сваки процес унутар компаније или у већим компанијама, фокусирати се на један скуп процеса. На пример, велика корпорација би можда желела да почне само са својим рачуноводственим функцијама, уместо да документује читав рад организације.
Нацртајте једну страницу, визуални приказ процеса. Укључите матрицу применљивости, нацрт ко је одговоран за сваки задатак или дијаграм тока процеса. Дијаграм тока процеса представља репрезентацију различитих корака како би се довршио процес и како кораци пролазе кроз организацију. На пример, различити кораци за плаћање фактуре могу бити скицирани са дијаграмом тока процеса.
Објасните утицај процеса на производе и услуге. Детаљно објасните ефекте нормалног рада и ефекте који би проузроковали неуспех у процесу. На пример, ако су фактуре изгубљене и не буду плаћене, добављач ће одбити да пошаље следећу поруџбину.
Дефинишите улоге у процесу. Идентификујте улоге по функцији посла, а не од стране појединца. На пример, службеници који плаћају рачуне обрађују фактуре и уносе их у систем за плаћање. Контролор одобрава фактуре и одобрава плаћање.
Наведите све компјутерске системе и софтвер који се користе у процесу. Јасно дефинишите сваки систем, његову сврху и функционалност.
Документирајте процес од почетка до краја. Користите дијаграм тока процеса као водич за израду текста. Укључите што је могуће више детаља, у зависности од опсега који сте изабрали да укључите у документ. Користите имена улога да бисте додијелили одговорност, а не појединачна имена.
Укључите одељак за изузетке. Документујте шта се дешава када се не прати нормални ток процеса. На пример, када су компјутерски системи угашени, уводи се рачуноводствени систем на папиру за обраду рачуна.
Прегледајте процесни документ са свим погођеним странама. Побрините се да се сви слажу око процеса.
