“Трибал Кновледге” се дефинише као било која неписана информација коју ваше предузеће, тим, група или племе користе да би постигли своје циљеве. Проблем са племенским знањем је када изгубите кључне чланове племена, знање одлази са њима. Када документујете процедуре или процесе ваше компаније, можете заштитити ово знање и брзо довести нове чланове на брзину. Разумевање потребе за документовањем "племенског знања" је важан елемент стварања ових докумената.
Дефинишите своје резултате
Направите "Изјаву о опсегу" тако што ћете написати једноставну изјаву која идентификује све што треба да буде укључено у овај документ о пројекту. Јасно идентификујте специфичан процес који ће бити документован. Наведите да ли процесна документација одражава како процес заправо функционира данас или дефинира како би процес требао функционирати у будућности.
Направите "матрицу власништва" која показује ко је власник процеса или ко посједује који дио процеса. Ова матрица може бити једноставна као организацијска схема или дијаграм тока процеса који јасно идентификује власнике и контакт информације власника.
Идентификујте специфичне производе или услуге које се документују. Ово је обично листа која садржи све или релевантне информације као што су број модела, број дела и опис.
Опишите улоге оних који су укључени у процес. Пружите јасно објашњење на основу радног мјеста, а не индивидуалних способности. Објасните шта ова позиција ради и како се она уклапа у процес. Ово може бити један документ који наводи назив посла и опис или комплетан опис посла за сваку кључну позицију у процесу који се документује.
Документирајте сваки корак процеса, од почетка до краја, креирањем дијаграма или дијаграма "Флов процеса". Обично се креира дијаграм тока високог нивоа који приказује главне кораке процеса, а дијаграм тока ниског нивоа документира кораке процеса који су подређени сваком од главних корака.
Направите одговарајућу документацију "Политике и процедуре" за сваки корак у процесу. Док истражујете процес интервјуима и истраживањима, појавит ће се те политике и процедуре. Чувајте детаљне белешке које ће послужити као основа за креирање ових докумената о политици и процедурама.
Укључите документ у своје испоруке који пружа објашњење интерног процеса "Управљање документима". Овај документ треба да објасни како се документи компаније прегледавају и одобравају, и дистрибуирају и архивирају унутар компаније.
Креирајте документе
Инвентаризација постојећих докумената како би се добило јасно разумијевање онога што је тренутно на снази. Не морате да измишљате точак тако што ћете креирати нове документе ако су исте информације покривене постојећим документима. Идентификујте који су од ових докумената употребљиви и на којима се могу градити и који документи су застарјели. Са попуњеним инвентаром постојећих докумената, знаћете који документи недостају и морају бити креирани. Генеришите укупну листу докумената који приказују статус сваког документа као постојећег, застарелог или новог. Имајте овај "Инвентар" у руци пре вашег првог састанка са топ менаџером.
Креирајте "матрицу власништва" тако што ћете прегледати све што је већ доступно, као што су постојећи организациони графикони и директоријуми компанија. Имајте ову "матрицу власништва" у руци пре вашег првог састанка са топ менаџером.
Упознајте се са топ менаџером и прегледајте "Инвентар" и "Матрицу власништва". Циљ овог састанка није само да наговорите топ менаџера да прегледа ваше истраживање, већ да га одобри и да се сложи са вашим планом. Будите спремни за овај састанак и не губите вријеме главног менаџера.
Састаните се са сваким шефом одељења након што извршите све измене топ менаџера у "Инвентар" и "Матрицу власништва". Циљ ових састанака на одељењу је да се тај шеф одељења повећа на брзину о ономе што радите и покрене дискусије о улози сваког одељења и процесним корацима које они поседују. Узмите детаљне белешке или снимите састанак тако да не пропустите ништа. Како напредујете кроз ове састанке шефа одељења, процес ће се појавити и почети да се учвршћује.
Ажурирајте све испоруке на непрекидној основи док примате нове или точније информације од сваког одељења. После последњег састанка одељења, требало је да изнесете око половине ваших резултата.
Упознајте се са одговарајућим супервизорима, врхунским занатлијама и другима који су укључени у процес како бисте разјаснили шта се заиста дешава у том кораку процеса. Ови људи ће бити идентификовани од стране шефа одељења током интервјуа. Ови практични људи су обично више упознати са поступцима који су корак по корак, из дана у дан, у њиховој зони одговорности него шефови њихових одељења. Опет, узмите детаљне биљешке и учините све што је могуће да будете спремни прије састанка с тим људима како бисте смањили вријеме које ћете извући из свог напорног дана.
Попуните свој први нацрт свих ваших докумената. Ово се назива првим нацртом, али ти документи треба да буду потпуно комплетни на основу свих информација које сте до сада добили.
Подијелите своје прве нацрте докумената, јасно означене као први нацрт, главним одјелима и подређенима за њихово разматрање. Дајте им времена да у потпуности прегледају ове документе и замолите их да редигују све промене.
Покрените други круг индивидуалних састанака са истим шефовима одјела и подређенима да прегледате све црвене линије и припремите се за коначни нацрт ових докумената.
Попуните све измене црвене линије. Обратите посебну пажњу на промене у једном кораку, које могу утицати на претходни или наредни корак, и променити те документе, процедуре или кораке тока сходно томе. Поднесите овај коначни нацрт одговарајућим шефовима одјела и подређенима за њихову коначну ревизију.Предајте цео завршни нацрт истовремено главном менаџеру за преглед најбољег менаџера.
Направите коначне ревизије и вратите ове ревидиране документе иницијатору на коначно одобрење. Пре коначног одобрења могу постојати бројне ревизије. Потребно вам је да сваки подређени и шеф одељења дају пуну сагласност на документе или делове докумената који се директно односе на њихову област одговорности. Међутим, ваша документација се не сматра одобреном док је топ менаџер није прегледао и одобрио.
Савети
-
Разговори могу бити деликатни док прекидате нечији радни дан. Будите спремни за ове интервјуе тако што ћете имати на располагању релевантне материјале, као што је „Графикон тока процеса“ или други документи који ће помоћи да интервју напредује. Будите љубазни и увек третирајте свакога са истим достојанством и поштовањем које очекујете од себе. Будите ефикасни и држите интервју фокусиран на специфичан циљ састанка.
