Буџет канцеларијског снабдијевања је подјела трошкова који могу послужити као план потрошње. У писаној форми, у буџету се наводи како ће компанија потрошити средства намијењена за набавку која се користи у канцеларијском пословању. План би требао бити реалан, тако да се може лако разумјети и поштивати. Буџет канцеларијског снабдевања је неопходан алат за процену укупних трошкова пословања. Припрема буџета ће вам омогућити да ефикасно управљате трошковима и одржавате разуман распон оперативних трошкова који неће премашити пословне приходе. Основни буџет канцеларијског снабдевања обично обухвата само трошкове који су апсолутно потребни за ефикасно пословање. Буџет се може повећати током времена, по потреби, док се пословање повећава.
Прегледајте ставке канцеларијског материјала које су неопходне за вођење пословања. Направите табелу за попис ставки као што су оловке, разне врсте папира, маркери, оловке, тинта за писач, кламерице и спајалице, спајалице, фасцикле за датотеке, поштанске пошиљке, коверте и траку. Обавезно укључите ставке које су специфичне за вашу одређену дјелатност. На пример, ако обезбедите резервне податке или се бавите складиштењем медија, биће вам потребни ЦД-ови или ДВД-ови и друге специјализоване потрепштине и опрема.
Прегледајте трошкове ставки и добијте месечну укупну количину за сваку ставку. Документирајте израчуне у табели. Додајте све појединачне бројеве за сваку ставку заједно за укупан мјесечни буџет. Затим помножите месечни износ са 12 за годишњи износ буџета за канцеларије. Додајте додатних 10% за експанзију.
Истражите различите продавце канцеларијског материјала да бисте пронашли најисплативије цене. Направите засебну табелу да бисте упоредили податке различитих добављача за ставке које редовно користите за пословање. Независни продавци ће вам често понудити цитате које ћете размотрити. Израчунајте процјене добављача за приближне мјесечне просјечне трошкове. Укључите ове податке плус 10 процената у табелу.
Упоредите укупне процене произвођача са вашом тренутном и оригиналном проценом. Направите копију оригиналне прорачунске табеле из корака 1 да бисте је користили у разматрању промена цена. Користите нову табелу као шаблон за тренутни буџет. Прилагодите цене за ставке које су пронађене за мање добављаче. Обратите пажњу на продавца, цену и датум на табели за будуће праћење. Размотрите сваку ставку на листи и уклоните оне које нису апсолутно потребне.
Процените и прегледајте буџет на месечној основи. Покушајте да користите буџетски алат као што је онај који нуди Мицрософт за управљање финансијама из канцеларијског материјала. Развити систем за стално праћење буџета за канцеларијске услуге. Редовно прилагођавајте и прегледајте цене и потрошњу. Прилагодите буџет према новим сазнањима и кад год је то могуће. Ако дође до прекомерног трошења, предузмите кораке да нађете смањења на друге начине користећи предности продаје и других понуда добављача.
