Пословни састанци захтевају планирање, организацију, вођење, вођење евиденције и праћење. Како ће се ваш пројекат одвијати зависи од доношења одлука и акције која ће произаћи из заједничког напора који је омогућен састанком.
Ставке које су вам потребне
-
Дневни ред
-
Соба за састанке
Израдити дневни ред састанка. Дневни ред је на прегледу свих питања која захтијевају расправу о одлукама које су неопходне за унапређење вашег пројекта или циљева. Наведите све познате проблеме у концизном облику са тачкама. Када се изради нацрт дневног реда, ви ћете знати питања и онда ћете знати ко треба да присуствује састанку.
Пошаљите масовну е-пошту или телефонске позиве свим особама које треба да присуствују састанку и затражите њихову доступност са датумима и временом кроз период од једне седмице ако имате неколико учесника. Ово само по себи може бити застрашујући изазов с обзиром на заузет распоред. Када имате слободну доступност, упоредите распореде за расположиви датум и време. Планирајте довољно времена за одржавање састанка и пошаљите обавештење свим учесницима о датуму, времену почетка, времену завршетка и локацији састанка, заједно са копијом дневног реда.
У припреми за састанак, доставите копије дневног реда свим учесницима заједно са свим документима који ће бити тема расправе. Дисплеји и повер поинт презентације морају бити спремни за приказивање са сликама и свим потребним пројекторима, лаптоповима и екранима. Такође, организатор састанка треба да буде спреман да води састанак, а записничар треба да присуствује састанку да би водио белешке.
Организатор / вођа састанка треба да одржи дискусију на правом путу. Дискусија ће неминовно довести до тангенцијалних питања и дискусија ван теме, тако да лидер мора осигурати да се дискусија на крају врати на тачке дневног реда. Лидер такође мора да прати време и одржава дискусију како би погодио све тачке дневног реда. Лидер треба да пружи кратак опис тачака дневног реда да започне дискусију и да поставља питања или тражи од учесника да добију потребне информације. Лидер треба да закључи сваку ставку акције са особом која је одговорна за завршетак предмета и са предвиђеним временским распоредом за завршетак.
Када се све тачке дневног реда закључе, група треба да закаже накнадни састанак ако је потребно или да заказује редовне састанке на договорени дан и време.
Записничар треба да састави своје белешке у записник о састанку који је организован у оквирном формату. Нацрт записника треба затим послати учесницима састанка да траже коментаре, исправке или измене. Коначни записници са састанка би затим требали бити подијељени присутнима и кориштени за накнадну акцију и као основа за сљедећи дневни ред састанка ако је потребно.
