Организовање пословног састанка за јапанске људе је готово исто као и било који други пословни састанак: односе се на учеснике по њиховим последњим (породичним) именима (и ако говорите на јапанском, пратите презиме са почасним - сан); обавестити учеснике о почетку времена; обезбедити избор кафе, чаја или воде; почети на време; не прекидајте људе када говоре; останите на теми; избегавајте коришћење хумора; и будите спремни за директна, лична питања.
Препаратион
Обавестите све учеснике о времену почетка што је пре могуће, и постарајте се да сви - и јапански и не-јапански - схватају да ће састанак почети у ово време. Јапанска култура ставља велики нагласак на разматрање за друге, а тачност је знак поштовања.
Ако је могуће, одаберите мирну локацију. Многи Јапанци говоре енглески или су учили енглески, али позадинске буке могу отежати праћење разговора. Састанак на мирној локацији обезбедиће удобно окружење за слушање.
Пружите избор пића. Насупрот популарним стереотипима, нису сви Јапанци пили јапански чај, посебно не на пословним састанцима са особама које нису Јапанци. Најбоље је, ако је могуће, учесницима понудити избор кафе, чаја, јапанског чаја и воде.
Побрините се да има довољно простора за столове за људе који ће излагати папире и, ако им је потребно, електронски рјечник. Опет, многи Јапанци говоре енглески, али можда желе, с времена на време, да проверавају значење опскурних или непознатих речи коришћених током састанка.
Дозволите време пре него што се састанак почне да људи размењују визитке и неформално се представљају једни другима. Размена визиткарти је значајан и обавезујући акт за јапанска пословна лица.
Почетак састанка
Сигнал да ће састанак почети, омогућавајући људима да се организују и припреме.
Упознајте учеснике. Ако водите састанак на јапанском, користите јапански стил увода: прво организовање, породично име, а затим "-сан". име задње. Можете изабрати да се учесници представе; ово је савршено прихватљиво и, ако је на енглеском језику, јапанска особа може уживати у изазову приказивања својих способности на енглеском језику испред групе.
Поновите сврху и циљеве састанка. Ово је требало најавити раније, али ће помоћи људима ако их се подсети. Останак на тему је знак разматрања у Јапану.
Вођење састанка
Не прекидајте особе када говоре. Дозволите звучницима да изразе своје мишљење. У Јапану, људи имају тенденцију да објашњавају поене прво наводећи разлоге, а затим наводећи тачку, док људи у западним културама прво наводе тачку, а затим наводе разлоге. Овај другачији стил комуникације може бити извор нестрпљивости од стране западњака, и најбоље је да се њиме не руши.
Останите на теми. За крај или састанак сачувајте било коју страну или анегдоте.
Избегавајте коришћење хумора. Иако се јапанска култура мијења, а хумор је уобичајен у Јапану, још увијек је најбоље избјегавати хумор на пословним састанцима. Хумор може бити знак пријатељства Американцима, али за јапанске пословне људе то може бити знак незрелости, а такођер ризикује да не пробије језичну или културну баријеру.
Будите спремни за директна питања. Сајт "Фореигн Транслатионс" упозорава читаоце да Јапанци имају тенденцију да буду директни у својим питањима када упознају нове људе (види референцу 1). Питања као што су: "Колико новца зарађујете?" "Да ли си у вези?" или "Колико имаш година?" може се десити. Ако вам није удобно одговорити на таква питања, пронађите пристојан начин да одбаците питање и не показујте увреду.
