Иако сви састанци не морају стриктно слиједити "Робертова правила реда", они морају бити унапријед планирани и држати се постављеног дневног реда. Једна од најгорих ствари које се могу појавити на састанку је када лидер изгуби контролу над учесницима и дискусије иду у бројним правцима. У таквим случајевима, мало или ништа није постигнуто, а састанак завршава потпуним губљењем времена и знаком против сазиваоца.
Ставке које су вам потребне
-
Дневни ред
-
Папирнице
-
Пенцилс
-
Аудиовизуелни материјали и опрема
Планирајте специфичан дневни ред, чак и ако ће се покрити само једна ставка. Дајте довољно упозорења свакоме ко треба дати извјештај. Дневни ред свима објашњава разлог одржавања састанка и коначну сврху. Дневни ред такође треба да има временски оквир, тако да они који присуствују знају како да планирају остатак свог дана.
Доставити полазницима копију докумената о којима ће се расправљати неколико дана прије састанка. Замолите их да буду спремни да разговарају о извештају и да дођу са својим мислима и коментарима. Не желите да итко чита новине док други о томе расправљају.
Развијте захвалност свакој особи која доприноси састанку. Покушајте да добијете допринос од сваке присутне особе и захвалите се свима за њено учешће са личним коментарима.
Сваком од полазника пошаљите биљешку с главним точкама током састанка. Ако се ради о формалном састанку са узетим биљешкама, свака особа треба да их прегледа прије сљедећег састанка групе.
Савети
-
Не дозволите да особа дође касно на сваки састанак. Касни једном или двапут је у реду, али сваки пут показује потпуно непоштовање.
Упозорење
Ако изгледа да ће састанак бити одржан више од десет минута након што је наведено у дневном реду, гласајте о томе да ли да се настави или да се поново састане.
