Знати када писати формално пословно писмо у односу на пословну е-пошту може лако доћи до људи који су задовољни преношењем порука у различитим форматима; међутим, приликом избора медија треба узети у обзир неколико фактора. Чимбеници као што су експедитивност, формалност, повјерљивост, па чак и ранг или статус приматеља треба узети у обзир приликом доношења одлуке о писању.
Примари Дифференце
Прва ствар која разликује пословно писмо од пословне е-поште је да се писмо генерално сматра штампаном, а пословна е-пошта је мека копија - електронска порука. Након што саставите пословно писмо, одштампате га, запечатите у коверти, ставите поштарину и користите услугу као што је УС Постал Сервице или компанија за доставу преко ноћи да бисте послали писмо примаоцу. С друге стране, пословна е-пошта се обично састоји од рачунара или електронских средстава, али се електронски шаље примаоцу у року од само неколико секунди.
Време доставе
Најраније стигне пословно писмо је дан након што сте га послали путем поште или услуге доставе као што је ФедЕк. Ако вам је потребно писмо да стигнете раније, можете изнајмити курира за доставу истог дана. Имат ћете трошкове с било којом од опција - поштанску марку или накнаду за доставу. Ако желите да хитна порука стигне одмах, најбоља опција је да пошаљете пословну е-пошту. Фиревалл је само мала препрека која може одложити испоруку, али чак и тада, кашњење је практично безначајно.
Садржај пословне комуникације
Ако пишете формалну комуникацију, вероватно ћете желети да пренесете своју поруку у пословном писму. На пример, ако пишете о уговорном питању, мудро је имати копију ваше преписке. Недостатак овога је да се комади папира могу изгубити, а пословна е-пошта може заувијек остати у електронској фасцикли. Пословна е-пошта може пренијети исту поруку, али ако је то озбиљна ствар, пословна е-пошта се често сматра мање формалним од пословног писма. Ако ваша комуникација захтева потпис за мастило, очигледно не можете да потпишете пословну е-пошту мастилом. Међутим, можете да поставите електронски или дигитални потпис на поруку е-поште.
Леттер Версус Емаил Формат
Према Универзитетском центру за писање у Северном Мичигену, уобичајени формат пословних писама је блок стил. Сваки део слова је у равни са левом маргином у традиционалном стилу блока. Модификовани блок позиционира завршни поздрав и потпис на доњем средњем дијелу слова; полу-блок формат значи да су параграфи увучени. Ако пишете пословну е-пошту, лако је реплицирати традиционални формат блока тако што ћете откуцати поздрав, тело и затварање позива у равнини с лијевом маргином, јер ако прелазите за алинеје за ставке и затварања поздрава, формат може изгледати чудно, овисно о томе о величини монитора или екрана са којег прималац чита комуникацију.
Одржавање повјерљивости
Можете користити водени жиг на папиру на папиру да бисте означили "Поверљиво" или можете означити пословну е-пошту Цонфидентиал кликом на неку од опција које обезбеђује ваш програм за е-пошту. Ни пословно писмо ни пословна е-пошта не могу гарантовати потпуну повјерљивост јер прималац може фотокопирати писмо или једноставно прослиједити е-пошту некоме тко није био упознат с почетном комуникацијом. У оба случаја, морате се ослонити на интегритет приматеља како бисте одржали повјерљивост ваше кореспонденције.
Статус може направити разлику
Надзорник који пише у директном извјештају вјероватно ће користити е-пошту за приопћавање неформалне поруке, као што је обавијест да ће бити изван уреда. Она не мора да обезбеди службено писмо за такву рутинску кореспонденцију. С друге стране, ако она саопштава политичку директиву или издаје похвале или дисциплинске поступке, папирна копија може бити пожељан формат, а то је ако компанија одржава папирну евиденцију. У случају канцеларија без папира, пословна е-пошта је неопходан облик комуникације, без обзира на предмет. У другом случају, ако директни извештај упућује њеном надзорнику да поднесе оставку, пословно писмо које се доставља ручно отвара врата за кратак разговор (ако се жели) о разлозима због којих она подноси оставку јер писмо можда не садржи такве детаље.
