Агенде обликују очекивања састанка. Употреба шаблона дневног реда обезбеђује стандардизацију и формални формат за састанак директора. Планирање састанака показује професионалност и спремност неопходну за несметан састанак. Дистрибуција дневног реда дан или два пре састанка ће омогућити позванима да припреме и предвиде презентације састанака и дискусије. Директори често имају заузет распоред са мало времена за сортирање кроз компликоване документе. Што једноставније можете направити формат дневног реда, лакше ће бити директори и асистенти да одреде сврху састанка, локацију и теме.
Креирајте дневни ред свог директора у програму за обраду текста, као што је Мицрософт Ворд. Ворд је апликација која већини може приступити и нуди неколико шаблона дневног реда за преузимање које можете користити као полазну тачку. Можете прилагодити дневни ред логотипом и називом ваше компаније.
Унесите име састанка, датум, време, локацију и информације о конференцијским позивима у заглавље дневног реда. Јасно представите информације, на врху странице и центриране тако да позвани јасно знају како и када приступити састанку. Можда ћете желети да укључите и листу позваних и фацилитатора као што соба на страници дозвољава.
Тражите теме из дневног реда учесника. Пошаљите поруку е-поште најмање недељу дана пре састанка да бисте питали за теме дневног реда. Наведите теме дневног реда по редоследу како планирате представити сваку тему. На обрасцу наведите сваку ставку дневног реда по броју на левој страни и име особе одговорне за вођење расправе на десној страни теме. Ако је вријеме ограничено, можете додијелити временске оквире за сваку тему, наводећи их поред ставке дневног реда.
Наведите "Сљедећи кораци" и "Остале ставке" као задње двије ставке дневног реда. Ово ће омогућити да ваш састанак заврши са било којим ставкама акционог плана и другим темама које можда нису формално наведене на дневном реду.
Савети
-
Користите исти формат дневног реда за наредне састанке директора. Директори ће се навикнути да гледају формат дневног реда и лако прегледавају детаље и теме састанка. Увјерите се да су ваши планови непромијењени, да имате довољно простора између редова и да јасно прикажете сврху документа и разлог састанка.
