Дневни ред пословних састанака користи се за комуницирање важних питања о којима ће се расправљати на састанку. Овај документ омогућава свим учесницима да се адекватно припреме за теме састанка.
Дневни ред пословног састанка мора одговорити на одређена питања: Која је тема за расправу? Зашто би се о томе требало расправљати? Ко ће бити укључен у дискусију? Ко је задужен за одређене теме? Колико дуго ће се тема разговарати на састанку?
Ставке које су вам потребне
-
рачунар
-
Апликација за обраду текста
Направите нови документ са Планом састанка као назив и назив датотеке. Ради ваше удобности, можда ћете желети да форматирате своје име на овај начин: Састанак Агенда_ИИИИ_ММ_ДД. На овај начин, када погледате своје фасцикле, било који специфични програм ће бити лако пронаћи.
Унесите датум састанка, мјесто и имена људи који присуствују састанку. Ова информација ће се показати пресудном, посебно у праћењу напретка одређене теме, пројекта или питања.
Направите табелу са 5 колумни, под називом "Дневни ред пословних састанака (датум састанка)."
Упишите “Топиц” као први наслов колоне. Затим унесите сваку тему за расправу.
Кључни “циљеви / циљеви” као други наслов колоне. Врло кратко наведите жељени крајњи резултат за сваку тему током састанка.
Упишите “Теам” као трећи наслов колоне. Обратите пажњу на људе који ће бити одговорни за представљање теме или за говор у њено име. Ако нека тема има вођу тима, обавезно то приметите.
Кључна “Стратегија” као четврти наслов колоне. Наведите како планирате да се бавите овом темом. Примјери укључују “браинсторминг” за генерисање идеја, “преглед” за прелазак преко одабраног исхода или пројекта, “одлуку” ако треба донијети одлуку, или “информације” ако се опће информације требају дијелити.
Откуцајте “Тиме” као пети наслов колоне. Наведите број минута које ће свака тема бити додијељена за расправу. Ово је неопходно да би се одржао добар проток идеја у сали за састанке и обезбедила структура за ваш састанак.
Сачувајте документ након уноса свих познатих информација у сваком реду.
Савети
-
Табела је само основни начин организовања тема за дискусију на састанку. Можете слободно форматирати свој дневни ред пословног састанка на другачији начин, под увјетом да су све ставке укључене.
Важно је издвојити довољно времена за расправу о одабраним темама, али не превише времена, иначе дискусије настављају. Питајте презентаторе колико ће им времена требати представити на својим темама.
Побрините се да сви који присуствују састанку добију дневни ред најмање дан прије предложеног састанка. Ово ће свима дати времена да се припреме и допусте било какве ревизије дневног реда ако је потребно.
