Организовани и развијени дневни ред састанка осигурава да се на одређеном састанку покрију све важне теме. Структура структуре помаже да се усмери смер састанка тако да не прелазите са једне теме на другу, дозвољавајући да се пословање води на ефикаснији начин. Започните са скицирањем свог дневног реда много прије састанка како бисте могли направити неколико нацрта и послати их учесницима прије састанка како би им дали до знања шта могу очекивати.
Запишите све теме које треба да покријете на састанку. Почните што је више могуће. На пример, запишите "Распоред", који може да садржи неколико подтема. Користите све белешке са ранијих састанака, е-маилове и информације које су вам потребне да бисте били сигурни да су све потребне теме записане.
Комуницирајте са другим планерима састанака или учесницима, и распитајте се да ли имају неке теме којима је потребна пажња. Дајте им рок за предложене теме и ставке тако да имате времена да урадите било које накнадно истраживање или кореспонденцију, ако је потребно, а затим их уметните у нацрт.
Организујте своје теме. Потражите теме које се могу поставити под већом темом. Ако не, прођите кроз сваку опћу тему и подијелите је на одређене тачке дневног реда. На пример, дневни ред састанака производње може да садржи "конфликте за пробе" и "датуме за памћење" у оквиру теме "Заказивање".
Саставите главне теме по редоследу важности. Одлучите које теме прво треба да се нађу у нацрту, на основу тога колико су важне, колико времена ћете морати да расправљате о њима и посебних разматрања, као што је, на пример, особа која представља тај део састанка.
Откуцајте ваше главне теме у вертикалној листи подебљаним словима, већим фонтом, фонтом од 14 до 16 тачака. Увлачите или картицу једном и обришите сваку подтему директно испод главне теме. Теме и подтеме можете бројити или писати по жељи. Укључите било које детаљне тачке испод сваке подтеме.
Метак и увлачите те ставке, тако да они седе под подтомом, само са своје десне стране. Већина софтверских програма аутоматски се увлачи, означава и бројеве када притиснете "Ентер" и "Таб" на крају главне или подтоме.
Упишите све потребне информације о састанку у горњем средишту документа, укључујући наслов и датум састанка, вријеме, локацију, позвани или очекивани судионици и контакт информације за организатора састанка, вјеројатно сами.
Запишите име излагача сваке теме поред главног или подтема, ако је применљиво. Запамтите колико времена дајете свакој теми. Проверите са предавачем да ли сте јој дали довољно времена.
