Сваки бизнис, пре или касније, упркос његовим најбољим напорима, не успева. Можда не успете да доставите нешто као што сте обећали или на вријеме. Ваше услуге можда нису измјериле очекивања корисника. Неки корисници могу игнорисати проблем; други вам могу написати писмо да бисте затражили поврат новца. Увек одговорите клијенту који вам одузме време да вам пише, чак и ако одлучите да не врате повраћај новца. Ваш одговор мора бити тактичан да би се порука пренијела без отуђења клијента.
Одлучите да ли заиста желите да одбијете захтев клијента за повраћај новца. Пажљиво процените њен захтев да бисте утврдили да ли је то разумно. Размотрите могућност да изгубите овог клијента и ефекат губитка посла на приход ваше компаније. Повраћај новца може бити разуман трошак за задржавање клијента; можда ћете морати потрошити значајан новац на оглашавање да бисте је замијенили. Размислите о понуди некаквих уступака, можда дисконтованих услуга у будућности, као компромис.
Објасните разлоге за своје поступке. Ово може бити у вашем уму, или у бележници. Објасните разлоге прије него што почнете писати, организујте своје мисли и будите сигурни да нећете пропустити ниједну кључну точку. Ви одбијате повраћај новца јер не сматрате да му је купац овлаштен, али бисте требали навести и додатне чињенице о ситуацији. Примјери су да су услуге пружене на вријеме или да сте учинили све што сте рекли. Ситуација би такође могла бити једна од купчевих кајања, а не због проблема са вашим производом или услугом.
Напишите груби нацрт писма. Будите тактични, али директно наведите разлоге за одбијање. Ако сматрате да купац доживљава кајање купца, немојте то наводити у свом писму; једноставно објасните чињенице да је производ или услуга испоручена у складу са договореним условима, као иу стању или квалитету који је обећан. Понудите било какав уступак који је прикладан као гест добре воље, и јасно ставите до знања да то није зато што је било ко крив. Захвалите се клијенту на њеном прошлом послу, и кажите да се надате да ћете бити у могућности да јој служите у будућности. Назначите да сте на располагању ако има питања или коментара.
Уредите писмо ради јасноће. Сачекајте неко време пре него што наставите са процесом; Често писмо или други документ изгледа знатно другачије од вас након што неко време размишљате о томе. Запамтите да све што пишете и шаљете клијенту је потенцијални стални запис. Пажљиво прегледајте свој тон и пазите на понижавајуће или саркастичне ријечи у свом писању које би могле бити увредљиве и уништити сваку шансу за будуће пословање с овим клијентом или било којим људима с којима дијели писмо.
Пошаљите писмо клијенту. Пошаљите редовно првокласну пошту, са својим потписом и контакт информацијама. Задржите копију писма за своју евиденцију и поднесите копију у било које датотеке клијента које чувате под њеним именом.
Савети
-
Нека пословни сарадник прегледа писмо ради тачности и јасноће, као и тон. Различити људи различито тумаче исти текст.
Побрините се да прегледате писмо за правописне и граматичке проблеме пре него што га пошаљете.
Упозорење
Ако одбијање враћања укључује значајну количину новца, нека адвокат или ваш интерни правни тим прегледају писмо за потенцијалне обавезе и да утврде које су ваше обавезе у овом питању.
