Канцеларијска комуникација може бити примарно вођена електронском поштом и инстант порукама, али скоро сваки уред још увијек прима и обрађује огромну количину папирологије. Заиста, према америчкој агенцији за заштиту животне средине, просечан канцеларијски радник обрађује око 10.000 листова папира сваке године, или у просеку око два килограма папира и картона сваког дана. Боља процедура управљања поштанском поштом може далеко допринијети осигуравању несметаног протока интерне и екстерне комуникације.
Одредите одговарајуће особље
Чак и мала предузећа могу имати користи од тога да одреде једну особу која ће обрадити сву долазну и одлазну пошту како би осигурала да се ништа не изгуби или погрешно усмери на путу до одредишта. Што је већа организација, више чланова особља треба додијелити да примају, разврставају, дистрибуирају и прикупљају сву пошту компаније и пакете. Са е-маилом који постаје све популарнији избор за комуникацију и дистрибуцију званичних докумената, руковање папирном поштом може бити само део описа посла запосленог, у зависности од обима поште која пролази кроз уобичајене канале корпоративне комуникације. За комерцијалне испоруке (нпр. УПС, ФедЕк, ДХЛ), рецепционар је обично најбоља особа за примање и потписивање улазних пакета због своје главне локације. Обично није добра идеја да све друге обавезе управљања поштом предате рецепционару, јер би та одговорност често захтевала да она остави свој сто без надзора дужи временски период.
Направите табеле тока дистрибуције поште
Менаџери и запослени који су одговорни за дистрибуцију поште треба да сарађују на изради смерница - користећи дијаграме тока, контролне листе или било који формат ваше компаније. Треба узети у обзир сваки корак прикупљања поште: прикупљање поште у централном сабирном центру (кутија П.О., поштански сандучић, корпоративна пошта, особље за испоруку пакета или конвенционално поштанско сандуче); разврставање на одређеној локацији у канцеларији која је одређена искључиво за сортирање поште; дистрибуирање било на одељење или појединачне поштанске сандучиће или испоруку руку у сваку канцеларију; прикупљање одлазне поште и осигуравање да је сва одлазна пошта на одговарајући начин адресирана и означена; и држање простора за сакупљање / сортирање поште уредним и потпуно опскрбљеним.
Обезбедите неопходне залихе
Побрините се да станица за прикупљање / дистрибуцију поште има све залихе које особље треба да обави свој посао. Ако је ваша компанија довољно велика да би дистрибуција поште била ефикаснија помоћу централне локације, подигните чврсти организатор поште / књижевности или сортирача поште са доста просторија за сваки одјел или особље и јасно означите сваку од њих. Одељења ће захтијевати веће просторије од појединаца, па им дајте довољно простора.Држите добро опскрбљен ормар или радни стол са ролнама за траку и дозаторима за траке; материјал за паковање; коверте; врати етикете различитих величина које су претходно одштампане са адресом ваше компаније; налепнице за слање поште у различитим величинама, претходно одштампане уз неке од најчешћих дестинација ваше компаније; маркице времена и датума; скала пакета; оловке; маркери; складишне кутије; и мали ручни камион или колица. Не заборавите да укључите резач за индустријску величину и канте за рециклажу. Ако ваша компанија прође кроз више поште него што једна особа може уништити или рециклирати, размислите о уговарању са неком другом компанијом за управљање документима / рециклирањем да бисте обавили посао за вас.
Пратите све долазне и одлазне поште
Направите систем за управљање електронском поштом да бисте пратили све долазне и одлазне поште. Ако је ваше пословање само ви и асистент, можете прескочити овај корак, али ако надгледате велики одјел или компанију с десецима запосленика, направите систем који ће пратити датуме када та пошта стиже и, ако је потребно, за којег. Посебно је важно креирати ове системе ако ваша компанија добије пуно осјетљивих правних докумената и пакета. Ставке се губе чак иу малим канцеларијама чешће него што мислите; најбоље је избећи те фрустрирајуће ситуације тако што ћете креирати основну Екцел табелу, на пример, која показује када је пакет стигао и када је захтеван од стране његовог примаоца или представника.
