Да би се ефикасно управљало медицинском канцеларијом, било да се ради о малој пракси или великој клиници, морају се развити и применити свеобухватне, јасне процедуре које се односе на неопходне задатке и одговорности. Канцеларијске процедуре треба да истакну различите дужности запослених, као што је описивање онога што рецепционери треба да раде када се канцеларија отвори и затвори. Требало би да разумете како медицинска канцеларија ради на адекватном прилагођавању процедура.
Основе
Канцеларијске процедуре треба да преносе како комуницирати са клијентима. Релевантне теме укључују стандардне клијентове поздраве (нпр. Лично и преко телефона), незадовољне или љуте клијенте, повјерљивост клијената (нпр. ХИПАА прописи), као и постављање и обавештење о именовању. За већину запослених у медицинској служби потребне су јаке вјештине корисничког сервиса. Према томе, процедуре треба да разликују “добро” од “неадекватног” сервиса за кориснике. Потребне су стандардне процедуре у случају ванредне ситуације или природне катастрофе, као што је пожар или поплава. Направите посебан приручник за запослене како бисте расправљали о правилима везаним за правила облачења, похађање, сексуално узнемиравање, платни списак, одмор и бенефиције.
Рецордс
Успешна медицинска ординација ефикасно води своје записе о пацијентима. Процедуре за прављење резервних копија треба да буду обавезне за канцеларије без папира (нпр. Информације о пацијенту похрањене на мрежи или на компјутерском програму). Приручник за фронт оффице треба да објасни како да креира, ажурира и складишти записе клијената. Приручник такође треба да укључи процедуре о томе како документе учинити неактивним, као што су пацијенти који се крећу. Други важан аспект укључује календаре лекара. На пример, распоређивањем два пацијента на сат, лекар може имати 20 до 30 минута слободног времена. Процедура треба да објасни како се заказује одговарајући број пацијената на сату и на дневној бази. Процедуре такође могу приказати стандардни начин додјеле испитних соба.
Наплате
Процедуре медицинске ординације треба да детаљно објасне како да наплате пацијенте. Ако пацијент користи осигурање, у процедурама треба да се објасни које су информације потребне за верификацију осигурања и да се, ако је потребно, наплати ко-плаћање. Процедура треба да објасни да ли да се добије исплата пре или после посете када пацијент плаћа из џепа. Такође, опишите неопходне кораке за правовремену надокнаду потраживања од осигурања. На пример, објасните ко ће забиљежити или идентификовати медицинске процедуре за евиденцију пацијената, као и наплате. Процедуре треба да одреде како се поступа са пропуштеним рачунима, као што су они који остају неплаћени 6 месеци или 1 годину.
