Развијање свеобухватног система за управљање датотекама за ваш ресторан помаже вам да управљате запосленима и пословањем. Двоструки системи архивирања су ефикасни, посебно ако се датотеке похрањују на мрежи. Датотеке се могу похранити на лако доступној локацији, попут уредског кабинета, а осјетљива лица и финанцијске датотеке могу бити заштићене. Физички систем архивирања на папиру треба да буде изабран на основу обима информација, док он-лине систем подношења има више опција.
Изаберите систем архивирања
Датотеке ускладиштене на мрежи могу бити подељене у поверљиве и отворене категорије. Лозинка штити осјетљиве информације као што су финанцијски подаци или датотеке запосленика. Датотеке које запосленици морају редовно користити могу бити похрањени у дијељеној мапи под одређеним насловима као што су добављачи, добављачи и одржавање. Датотеке похрањене у ормарићу могу бити абецедно распоређене по субјекту, или за датотеке великог волумена, по субјекту са подјелом по категорији. На пример, датотека произвођача може да има појединачне абецедне датотеке које идентификују имена добављача или њихове компаније.
Финансије
Развијање система архивирања који омогућава лак приступ финансијским извјештајима је од суштинског значаја за свакодневно пословање, као и за мјесечне, кварталне и годишње рачуноводствене извјештаје, као и за припрему на крају године и порезе. Финансијске информације треба да се чувају на безбедној локацији, као што су браве за закључавање или у компјутерској датотеци заштићеној лозинком. Документи укључују дуговања и потраживања, платни списак, кредите и кредитне линије, интерне и екстерне ревизије и пореске евиденције и дневне рачуне. Категоризујте датотеке у временским роковима тако да су они које редовно наводите, као што су дневне евиденције продаје, на дохват руке, а они које повремено прегледате, као што су квартални извјештаји, налазе се у позадини кабинета.
Радни однос
Организовати празне и завршене пријаве за запошљавање, материјале за оријентацију и обуку, распоред рада и писане извјештаје о пријавама запосленика, жалбама или укорима. Ово друго је корисно ако запосленик поднесе жалбу у вези са раскидом, дискриминацијом или узнемиравањем. Ако датотеке запосленика садрже податке о здравственом стању и бројеве социјалног осигурања, датотеке категоризирајте по нумеричком редослиједу и спремите бројчани кључ на другу локацију.
Вендорс
Подијелите датотеке добављача у категорије хране, пића, пива, алкохола и ресторана. Укључите појединачне датотеке за тренутне добављаче и потенцијалне добављаче. Датотеке треба да садрже копије уговора, наруџбенице, рачуне, структуре цена, рокове испоруке, имена контаката и бројеве телефона. Датотеке добављача можете чувати близу врата за испоруку или у канцеларији менаџера ради лакшег сналажења.
Осигурање
Датотеке осигурања треба да садрже копије полиса и име и контакт информације агента осигурања који заступа сваку полису. Укључите табелу за обнављање како бисте назначили када је потребно прегледати политике. У случају нужде, чувајте копију докумената о осигурању.
Изградња и одржавање
Без обзира да ли је ресторан у власништву или изнајмљен, водите евиденцију о одржавању и поправци. Укључите листу услуга чишћења, уклањања смећа, рециклаже, општег одржавања, водоводних и електричних сервиса. Чувајте информације за одржавање видео игара, јуке боксова или аутомата за продају. Слично као и фајлови продаваца, бројеви за одржавање и хитне контакте треба да се налазе на месту где сваки запосленик може брзо да им приступи, као што је штанд хостеса, благајнички пулт, иза бара или у кухињи.
Здравље и безбедност
Одржавајте документацију о документацији о здрављу и сигурности. То укључује копију извјештаја и цитата здравствених установа у ресторану, писана правила о мјерама здравља запосленика као што су прање руку, кориштење рукавица и мрежа за косу и детаљна упутства за санитацију опреме. Такође, укључите документацију о поступцима који се односе на руковање, припрему и складиштење хране. Направите копије одговарајућих правила и прописа и поставите их на одговарајућа места где ће их запослени сигурно видети.
Повреда и инцидент
Направите фајл који ће укључивати извештаје о повредама запосленима и клијентима. Документовати сведоке за сваки догађај и дати што је могуће више детаља, укључујући и узрок повреде, радње предузете након повреде и исход. Укључите копије полицијских извјештаја ако су органи из било којег разлога позвани у ресторан.
