Да бисте водили ефикасно пословање, неопходно је пратити папирологију. Уговори. Предлози. Фактуре. Биллс. Лиценце. Чак иу 21. веку, када је већина папира дигитална, управљање фајловима је још увек неопходно да би ваше административне операције функционисале глатко. Многи принципи управљања пословним документима остају исти, без обзира да ли је ваш дигитални систем архивирања на вашем лаптопу или у облаку.
Принципи управљања датотекама
Основни закон доброг управљања датотекама је да вам систем треба олакшати проналажење докумената. Ако не, онда то није никаква употреба.
Добар систем архивирања докумената, било да се ради о челичном ормару или облаку, требао би учинити подношење мање досадним и тешким; не би требало да потрошите неколико минута само да бисте утврдили у коју датотеку долази извештај о продаји овог месеца. Такође би требало да буде лако дохватити информације које желите. Добро подношење не зависи од људи: ако ваш административни помоћник или ИТ особа одустане, њихова замена би требала бити у стању да схвати систем. Категорије датотека треба да буду јасне и лако идентификоване. Систем би требао олакшати идентификацију и чишћење неактивних записа.
Флексибилност је такође важна, посебно код софтвера. Систем за архивирање докумената који закључава ваше пословање на једног добављача или на одређену компјутерску платформу може представљати проблем на путу.
Систем такође мора бити у стању да управља растом. Датотеке се неминовно акумулирају како ваше пословање расте, додаје нове клијенте и проширује особље. Добар систем може да обради више података и складиштење докумената него што очекујете.
Предности управљања датотекама
Добро управљање пословним документима може произвести конкретне користи за ваше пословање. Брже попуњавање и враћање штеди време и чини особље ефикаснијим и продуктивнијим. Ако систем смањи грешке, то може уштедети много времена и проблема. Ово је посебно тачно ако идете на суд или пролазите кроз ревизију: немогућност да кључна документа буду при руци може довести до несретног исхода.
Ефикасан, добро осмишљен систем смањује број пута за куповину опреме за архивирање и количину простора потребног за складиштење. Такође олакшава обуку новог особља за подношење.
Дигитална и чврста копија
Коришћење дигиталног система за управљање датотекама има значајне предности. Дигитално архивирање омогућава тражење докумената по кључним ријечима, што може донијети потребну документацију у бржем времену. Добар систем има и друге предности:
- Може да складишти различите врсте докумената, као што су датотеке за обраду текста, е-поруке и ПДФ-ови.
- Она ограничава приступ повјерљивим документима.
- Он прати ко чита који документ.
- Ако неко направи измене, можете их пратити. Ако је потребно, можете их поништити.
- Контрола када се старији документи могу избрисати.
- Приступ и уређивање докумената помоћу мобилних телефона и других мобилних уређаја је лако.
Неки документи, међутим, морају остати у штампаном облику, чак и ако их скенирате и дигитализујете. Прописи често захтевају да копије пословних дозвола и дозвола чувате на папиру, а не само у сајбер-простору. Остала документа која би могла бити вриједна чувања у штампаном облику укључују годишње извјештаје, "пословање као" цертификате, документе о осигурању и задужнице. У зависности од вашег посла, можда постоје посебни прописи о чувању докумената које морате да решавате.
Физичким документима пријети опасност од уништења од пожара, земљотреса, урагана или једноставно цијеви која пукне и поплави уред. Ваше предузеће треба да предузме кораке да спречи:
- Поднесите документе у чисте, сигурне, еколошки стабилне и ватроотпорне контејнере.
- Направите резервне копије, било дигиталне, микрофиш или фотокопије.
- Нађите мјесто за похрану копија изван мјеста, тако да ако дође до пожара или друге катастрофе, неће имати исту судбину као оригинали.
- Ваша резервна локација за складиштење треба да буде она којој можете приступити након катастрофе. Једна од предности складиштења у облаку је то што можете приступити информацијама било гдје гдје интернет и даље ради.
Индекинг Иоур Рецордс
Да би се највише искористио систем архивирања, он мора бити ефективно индексиран. Стандардне категорије могу укључивати порезе, уговоре, кореспонденцију са купцима, тужбе, обавезе према добављачима и потраживања, на примјер. Ваши папирни и дигитални фајлови треба да следе исту шему индексирања. То ће олакшати обуку запослених да знају где да пронађу папире.
Правила за одлагање докумената
Када планирате систем за управљање датотекама, потребно је да се договорите са добрим распоредом чувања докумената или смерницама колико дуго треба да чувате датотеке. Чак и са дигиталним системом архивирања, ово је важно: ако ваше пословање наставља да расте, на крају ће тражење "уговора о сировинама" или сличног довести до десетака застарелих докумената.
Ваш распоред чувања докумената мора узети у обзир и правне и пословне захтјеве. Ако имате документе који се односе на вашу пореску изјаву, као што су рачуни за кредитне картице који показују пословне куповине, ИРС каже да их треба чувати најмање три године након подношења пријаве. Тако дуго ИРС обично може да се осврне и да вас прегледа. Држите пореске евиденције о запослењу четири године и држите се повраћаја који потражују трошак лошег дуга седам година.
Различита правила важе за различите записе. Можда имате документе који се односе на поштовање прописа о заштити животне средине, поднеске Комисије за хартије од вредности, савезне и државне прописе о заштити на раду и тужбе за дискриминацију. Сваки регулатор има своје захтјеве. Такође вам је потребна политика за обичне пословне записе. На пример, не желите да избришете уговор пре него што завршите посао за који сте се пријавили. Записи који се односе на текуће парнице не би требало да буду уништени, чак и ако би то било у корист ваше компаније.
Ваша је одговорност, или онога ко управља вашим програмом, да зна које записе треба да се чувају и колико дуго. Свако ко води евиденцију мора знати политику компаније и обучити све њихове подређене. Редовни радници такође морају знати нешто о томе. Ако, рецимо, запослени пошаље или прими е-маил који треба архивирати, потребно им је довољно обуке да би препознали потребу.
За физичке документе, уситњавање обезбеђује крајњи ниво безбедног одлагања. За дигиталне датотеке потребне су вам процедуре које их бришу без опоравка. Водите извештај праћења који сте збринули и када сте их уништили.
Безбедност и приватност
Масивни хакови и кршења података су рутинска чињеница живота 21. века. То не значи да су тривијални: повреда података може да угрози вашу репутацију, кошта вас новац или покреће вал тужби или новчаних казни. Чак и цурење информација унутар компаније може изазвати проблеме. Неколико федералних закона захтева од вас да чувате медицинске информације о запосленима, на пример. Ако други запослени могу приступити повјерљивим записима, могли бисте се наћи у свијету правног бола.
Као део подешавања система за управљање датотекама, потребно је да примените безбедносну и приватну политику. Способност запосленика да види документе треба бити заснована на потреби да се зна. Приступ треба да се заснива на систему ауторизације, а не само на поверењу запосленима да не гледају поверљиве документе.
Уобичајено је да се документи деле на мрежи када више запослених ради на истом пројекту. То отвара још један прозор рањивости за повлачење повјерљивих информација. Шифровање датотека или коришћење система за дељење датотека као што је Дропбок може да помогне у спречавању цурења.
Ово је још један разлог за уништавање или брисање старих, непотребних датотека. Чак и ако не користе ваше пословање, можда имају повјерљиве информације о бившим запосленицима или клијентима који не би то ценили.
Без обзира на правила која су вам потребна, неопходно је обучити све запослене не само о томе како да поднесу и преузму податке већ и правила о поверљивости и распоред чувања података.
