За нове власнике бизниса, управљање компјутерским датотекама је задатак који се често одлаже или чак игнорише. Међутим, већина предузећа ради са, чува, преузима и складишти пуно података у облику компјутерских датотека. Ако је то случај за ваше пословање, биће вам потребна функционална структура датотека, приступ именовању датотека који је лако разумљив и још много тога. Снажан процес креирања, складиштења, организације и израде резервних копија ће вам помоћи да увећате своје пословање како расте.
Савети
-
Управљање компјутерским датотекама је снажан процес креирања, складиштења, организације и израде резервних копија за ваше пословне информације које ће вам помоћи да увећате своје пословање како расте.
Зашто је управљање датотекама пресудно за ваше пословање
Ако покрећете нови посао, примамљиво је превидети управљање датотекама. Вероватно немате толико компјутерских фајлова да почнете, и постоје несумњиво многа друга питања која захтевају вашу пажњу.
Међутим, узимање времена за успостављање паметног система за управљање датотекама од самог почетка исплаћује дивиденде у годинама које долазе. Скалабилан, организован систем за датотеке ће расти са вашом компанијом, чувајући ваше датотеке сигурним и добро уређеним чак и када број тих датотека експоненцијално расте.
Алтернативно, одлагање управљања датотекама ствара неуредан, неупотребљив систем који кошта вријеме и ефикасност. Усвајање одговарајућег система у том тренутку ће бити изузетно скупо и обично укључује високе цене консултаната и додатне опреме.
Систем за управљање датотекама који је лако разумљив, једноставан за рад и једноставан за проширење је драгоцено пословно средство.
Креирање структуре датотеке
Како ће ваш бизнис да организује компјутерске датотеке ће утицати на свакодневне функције, управљање пројектима и односе са клијентима у годинама које долазе. Ако не можете брзо пронаћи и дохватити одговарајући документ, ваша компанија на крају може изгубити клијенте или његову репутацију.
Најбољи начин за организовање датотека варира од посла до посла. Размислите прво о томе како ће ваше предузеће креирати и радити са документима прије него што одабере организацијски или хијерархијски приступ.
Унутрашња структура датотека може бити широка и плитка или уска и дубока. Први приступ ствара бројне мапе највишег нивоа и мање поддиректоријума. То може довести до тога да се бројни документи похрањују у више мапа. Други приступ загађује вишеструке директоријуме унутар матичних мапа. Хибридне структуре се такође могу креирати да би се постигла равнотежа између ове двије врсте хијерархија. Лична преференција и пословна нужност требају диктирати специфичан приступ.
Са повећањем броја сервиса за управљање датотекама који олакшавају проналажење датотека лакшим претраживањем, неки људи и предузећа су напустили фасцикле са датотекама и бацили све своје документе у један главни директоријум. Ово није препоручљиво. Свако предузеће ће створити више докумената за годину дана него што се лако може управљати таквом равном структуром. Важно је креирати неку врсту организационе структуре датотека која помаже категоризацији датотека, што их чини лакшим за лоцирање.
Који год систем одаберете да га имплементирате, треба да буде једноставан за употребу, сигуран и поуздан. Размислите о томе ко ће стварати и радити с тим датотекама, а затим размотрити како се њихове радне потребе могу боље сусрести са структуром датотека.
Још један кључни аспект лакоће употребе је приступачност. Ако ваши радници са примарним документима морају да приступе документима на мобилним уређајима, важно је да размислите о томе како ће ти документи бити наведени, приступани и на којима ће се радити на тим уређајима када успостављате смернице за управљање датотекама. Штавише, желите да усвојите приступ управљању датотекама који чува датотеке синхронизоване на свим уређајима.
На крају, у систем за управљање датотекама укључите планове за прављење резервних копија датотека. Идеално би било да направите више резервних копија датотека. Те сигурносне копије треба похранити на различитим рачуналима, од којих се барем један не налази на радном мјесту. Обавезно наведите ко прави резервне копије, колико често и са којом технологијом у вашем систему за управљање датотекама на рачунару.
Проналажење компјутерских датотека које су вам потребне
Конвенције именовања и структура датотека би требало да помогну у проналажењу и проналажењу правог документа брзо када је то потребно. Имена датотека која садрже насумичне низове алфанумеричких знакова, или чак конвенције као што је "ДАТЕ + ЦЛИЕНТ НАМЕ" могу бити збуњујуће и ометати проналажење.
Имена датотека треба да имају смисла за све кориснике и да лако препознају врсту, сврху и основни садржај сваке датотеке.
Поред доследне конвенције именовања датотека, размислите о додавању система за управљање датотекама. Ово је врста рачунарске апликације која помаже у складиштењу и организовању датотека. Може да нуди функције које омогућавају праћење власника и накнадних корисника, датум креирања и последње измене и друге податке који вам могу помоћи да радите са датотекама и да их одржавате.
Сервиси за управљање датотекама као што су Дропбок и Гоогле Дриве могу вам помоћи тако што ћете омогућити изглед и интерфејс који је лакши за претраживање. Уместо да памтите компликоване структуре датотека или конвенције именовања, можете једноставно претраживати оно што вам је потребно.
Стављање политике ваше компаније у писање
Када се одлучи о структури и правилима о именовању, креирајте нацрт документа за ваше пословање, наводећи све спецификације за рад са рачунарским датотекама које сте изабрали. Чак и ако сте ви једини запослени, то можда није увек случај. Формални документ у којем се наводе политике управљања компјутерским датотекама ће вам помоћи ако проширите и ангажујете запослене у будућности. То ће такође помоћи вашем предузећу да одржи доследан приступ управљању датотекама и осигура сигурност ваших вриједних датотека.
