Постоје одређене ствари које можете комуницирати са другим људима у вашем пословном простору користећи дистрибуцију меморандума. Меморандум генерално комуницира нешто важно колегама и обично се дистрибуира барем једној особи у компанији. Меморандум се такође може користити да сви знају за нешто хитно, као што су изгубљене датотеке. Изгубљени фајлови могу утицати на пословање предузећа, а радници би требали бити упозорени о проблему и како могу помоћи што је прије могуће.
Попуните заглавље за допис о изгубљеним датотекама. То укључује ред за датум, субјект, коме је меморандум и од кога је. Ове линије су означене са "Датум", "Предмет", "До" и "Од". Субјект треба бар да каже "Изгубљени фајлови", али такође може да опише које датотеке су изгубљене.
Објасните проблем укратко у првом параграфу директно испод заглавља. Ово свакако треба да укључи које датотеке су изгубљене, као што су датотеке за одређени клијент или пројекат. Може да укључи и начин на који верујете да су фајлови изгубљени, где би могли бити и колико је хитно да их пронађете.
Опишите више о проблему у следећем одељку. Сазнајте више о изгубљеним датотекама у овом тренутку. Можете навести детаље о клијенту или пројекту за које су датотеке или више информација о томе како запослени могу тражити датотеке. У овом тренутку, наведите одређени датум када датотеке морају бити пронађене.
Реците примаоцима белешке шта желите да ураде у последњем делу. Ово би требале бити специфичне акцијске ставке, као што је претраживање у бази података Кс или пролазак кроз све ваше особне датотеке у случају да сте сачували изгубљене датотеке на компјутеру компаније или на фласх погонима. Поновите датум када датотеке морају бити пронађене.
Проофреад мемо. Уверите се да нисте укључили осетљиве информације о датотекама о којима не би требало да постоји писани запис. Такође, будите сигурни да сте јасно изразили важност проналажења изгубљених датотека.
