Модерни бизниси могу сегментирати поруке тако да циљају мале групе клијената или одмах достављају вести великим, расутим радницима. Међутим, ове могућности нису учиниле пословну комуникацију мање изазовном него раније. Док организације брзо уче последице неуспеха у комуницирању са клијентима и спољним актерима, неефикасне интерне комуникације могу бити теже уочити док не буде прекасно.
Преференце Проблемс
Запосленима је можда тешко да помире своје комуникационе преференције са онима својих сарадника. Старији радник би можда радије комуницирао телефоном, на пример, док се његов млађи колега ослања на електронске комуникације. Ако млађи радник одговори на поруку говорне поште путем е-маила, а не врати позив, старији радник се може осјећати непоштено, Најбоље је користити методу коју ваш колега преферира. Ако ваш контакт у ИТ-у увек брзо реагује на ваше е-маилове, али је потребно много времена да се телефонски позове, преношење питања електронским путем је ефикасније решење.
Комуницирање лоших вијести
Рећи свом шефу да сте управо изгубили кључни налог за већину није лако. Нити је лако пренијети вијест дугогодишњем добављачу да пребацујете своје пословање на њеног конкурента. Роберт Биес, професор на МцДоноугх Сцхоол оф Бусинесс у Георгетовн-у, напомиње да то често доводи до тога да људи одуговлаче јављање другој страни о лошим вијестима.
Уместо тога, Биес предлаже вишеструку комуникацијску стратегију за превазилажење тих изазова. Припремите заинтересоване стране за лоше вијести унапријед. Испоручите вијести одмах и искрено, а затим их ублажите могућим рјешењима и било каквом очигледном сребрном облогом. Могли бисте, на примјер, рећи да имате на уму неколико разлога који би замијенили изгубљено пословање које би захтијевало мање путовања за ваше продајне снаге
Савети
-
Неки запослени могу се осјећати нелагодно комуницирати искрено са својим шефовима због своје позиције у компанији или њиховој позадини. Посебно се жене могу борити с тим, каже стручњакиња за лингвистику Дебора Таннен.
Превише - или није довољно
Колико информација за дистрибуцију запосленима и спољним актерима је стални изазов за менаџере. Страшне вести, као што је реорганизација, могу довести до јаких реакција ако наизглед изађе из ведра неба. Упозорење појединаца на састанке један-на-један или на мање састанке може лидеру дати до знања ко ће вјероватно приговорити вијестима и који су њихови разлози.
С друге стране, менаџер такође може дати превише информација ако је закључак на поруку нејасан или отворен. Најављује отпуштања може долазак у блиској будућности, на примјер, доводи до забринутости и може узроковати да кључни запосленици покушају да преузму друге послове. Такође може смањити продуктивност у канцеларији ако запослени проводе своје вријеме трачећи и радећи на својим биографијама.
Неформалне комуникације могу се показати скупим
За разлику од разговора на радном мјесту, електронске комуникације остављају писани запис о томе шта се догодило. Брза е-пошта може да понови разговор и пружи вредну потврду у случају да се касније постављају питања. Међутим, вођење евиденције о е-маил промету, цхат софтверу и другим неформалним електронским разговорима на радном мјесту може бити главобоља за оне у ИТ - да не помињемо правни тим. Наизглед неуобичајени разговори могу се показати скупим. Одељење за правосуђе САД-а, на примјер, користило је коментаре у соби за цхат како би помогло у процесуирању валутних манипулација против великих банака као што су УБС, Цитигроуп и Ј.П. Морган Цхасе.
Пројектни менаџмент
У извјештају Института за управљање пројектима из 2013. године утврђено је да је за сваку милијарду долара утрошено на пројекте 75 милиона долара ризично само као резултат неефикасних комуникација. Празнине се могу јавити када све заинтересиране стране немају једнако разумијевање предности пројекта, или када је језик који се користи за достављање порука нејасан. ПМИ вам предлаже прилагодите комуникацију тако да задовољи потребе сваке групе заинтересованих страна. Приједлог пројекта за редизајн веб странице, на примјер, може се усредоточити на повластице на високом нивоу када се састајете са вишим руководиоцима компанија. Користио би више техничког језика и специфичних података када би се представио људима који ће морати да обављају посао.
