Са што више политичких изјава, као што постоје организације које их израђују, ове изјаве разјашњавају намеру, описују начин на који компанија управља политиком и дефинише појединости о њој. Изјаве о политици служе заштити организације од неспоразума који могу довести до неовлашћеног понашања или тужби. Свака изјава о политици треба да садржи своју сврху, терминолошке дефиниције, саму изјаву и кораке за њено спровођење.
Сврха политике
Први дио изјаве о политици наводи његову сврху. Једна организација може имати много политичких изјава. На пример, у људским ресурсима, једна изјава о политици би могла да покрије однос компаније према одговарајућој хаљини, јер компанија жели да пројектује одређену слику својим клијентима. У другој изјави о политици људских ресурса може се детаљно описати политика путовања запосленика компаније. Може садржати оно што компанија плаћа и што не. У истој компанији, изјава о политици маркетиншког одељења може да опише политику компаније о наручивању графике и фотографије.
Терминологи Дефинед
Други део изјаве о политици даје дефиниције кључних речи или тумачења терминологије у политици. Након тога, политика може укључивати листу људи на које се политика односи, особе унутар компаније која има одговорност да прати придржавање политике и како и коме се жалбе могу упутити у случају неслагања. Са интерним политикама компаније, често проналазите процедуре или кораке за администрирање политике након трећег дијела политике.
Изјава о политици
Трећи део изјаве о политици описује целокупну политику, како је компанија примењује, ко или шта је изузето из одредби изјаве о политици, начин на који треба да се отклоне неспоразуми и прекршаји и колико дуго политика остаје у ефекат. Примјеном изјава о политици у приручнику за запослене, на примјер, компанија може избјећи конфузију међу својим запосленицима тако што ће јасно објаснити шта се очекује од запосленика у одређеним ситуацијама.
Функције политике
Изјаве о политици такође функционишу као чувари. Ако особа жели да ослика своју канцеларију наранџасто, на пример, изјава о политици којом се дефинишу боје логотипа компаније као стандардне канцеларијске боје, дозвољава његовом супервизору да избегне неугодан сукоб тако што једноставно преда копију изјаве о политици која то дефинише. Јасне изјаве о политици могу умањити ризик од конфликта и уклонити могућност за неправедну селективну примјену правила.
Процедуре процедуре
Осим приручника за запослене у компанији, појединачна одјељења могу имати властите политичке изјаве које одражавају придржавање правила или законских захтјева. У рачуноводственим одељењима компанија које продају дионице, рачуноводствени одјел се мора придржавати опћеприхваћених рачуноводствених принципа које је влада утврдила приликом припреме финансијских извјештаја за јавну ревизију. Један од начина да се осигура да рачуноводствено особље слиједи ова правила и законе је скуп изјава о политици које описују начин на који се одјел придржава ових правила.
