Извјештаји су најчешћи начин дисперзије информација у пословном свијету. Чињенични извештаји анализирају и описују ситуацију и укључују велику количину тачних података. Успешни писци извештаја знају да је писање извештаја само крај процеса. Они планирају свој извештај, они разматрају његову сврху и ко ће га прочитати и одлучују шта да у њега уврсте и како да га ефикасно организују. Ефективно написан и добро представљен чињенични извјештај резултат је пажљиво планираног процеса.
Идентификујте читаоце и поставите циљеве
Размотримо Читалачко знање
Размислите шта читатељ већ зна. Уобичајени проблеми у чињеничним извјештајима прецјењују и потцјењују знање читатеља. Лако је преплавити људе жаргоном или их подарити једноставним информацијама. Покушајте сазнати колико ваш читач већ зна и комуницира на одговарајућем нивоу знања.
Разумите интересе вашег читатеља
Размислите о ставу читаоца. Читалац може имати посебне интересе, жеље или не. Схватите шта ваш читач заиста жели. Доставите извјештај који ће се свидјети њиховим ставовима или се можда неће прочитати. Размислите о томе да ли ће особа која чита извештај то урадити на основу унапред осмишљених идеја о садржају.
Одлучите шта је потребно читаоцу
Одлучите које чињенично знање треба читаоцу. Размотрите у којој мери требате дати основне информације или дефинисати техничке термине.
Размотрите жељене чињенице
Погледајте које чињенице читалац жели да научи. Размислите о томе како ће чињенични подаци које представљате донијети ово. Понекад процес може показати да извјештај уопће није потребан или да се циљ може најбоље испунити на други начин.
Материјали, структура и стил
Пажљиво изаберите материјал
Пажљиво одаберите свој материјал. Будите једноставни и оправдајте своје закључке. Поједноставите што је више могуће. Одбаците стране материјале и усредсредите се на суштину. Оправдајте своје закључке чињеницама и наведите гдје сте их нашли. Изградите чињенице у логичан и доследан случај, тако да ваш читалац може доћи до истих закључака.
Планирајте структуру извјештаја
Планирајте структуру извјештаја. Чињенице би требале бити низ праваца који ће читатеља довести до вашег закључка. Почните са дељењем извештаја на главне делове. Сваки субјект се може поделити на овај начин. Ове подјеле могу постати наслови у вашем извјештају.
Направите листу испод сваког наслова свих тачака које желите да прикажете и забележите информације које ће вам требати да их подржите. Распоредите тачке у логичком низу који задовољава ваше циљеве.
Примените одговарајући стил
Примените одговарајући стил. Иако извјештаји слиједе строге конвенције, постоји простор за особни стил. Ефективни извештаји користе процес израде и поновног састављања. Изаберите терминологију познату вашем читаоцу. Технички термини су корисни за колеге стручњаке, али ће за друге бити збуњујући.
Користите одговарајуће технике презентације
Користите одговарајуће технике презентације. Извештаји садрже табеле, графиконе, бар графиконе или друге дијаграме за представљање података.
Пратите конвенције писања извештаја
Припремите насловну страницу
Припремите насловну страницу. Ово обично садржи наслов, титлове, датум, име аутора и позицију у компанији. Такође ће указати на то ко прима фактички извештај. Такође може да носи референтни број или други облик класификације.
Напишите резиме
Напишите сажетак. Ово је посебно неопходно ако је извештај дугачак. То даје запосленим суштину извештаја без потребе да све то прочитају. Атрактиван сажетак може мотивирати људе да прочитају цијели извјештај.
Укључи страницу са садржајем
Укључите страницу са садржајем. Ово је посебна страница која наводи главне дијелове или поглавља, пододјељке и прилоге. Он такође даје бројеве страница и треба да означи однос између секција.
Напишите увод
Користите увод за објашњење сврхе чињеничног извештаја. Ово даје основне информације и објашњава зашто је то потребно. У уводу се наводи циљ извјештаја, људи за које је написан и његов опсег.
Организовати тијело извјештаја
Организујте тело извештаја. Ово садржи ваше детаљне чињенице и налазе, показује како су стигли и указује на закључке које сте направили. Изнесите своје закључке. Наведите главне чињеничне тачке вашег извјештаја и понудите им размотрену пресуду.
Савети
-
Покушајте да набавите копије других извештаја написаних за циљну публику. Ово ће вам дати јасну идеју о томе шта се од вас очекује.
