Начин на који се предузеће води директно утиче на успехе и неуспехе које ће имати. Када менаџерски тим утврди чврсте дугорочне циљеве организације, као и иновативне начине да их постигне, онда организација као цјелина има мотивацију и жељу да ради на том исходу.
Замислите да радите за организацију у којој виши менаџмент није успео да прихвати планове раста или дугорочне циљеве. Шта би се десило са том компанијом? Може се одржати неколико мјесеци, али недостатак планирања или стратешке интервенције може довести до његове смрти. Слично томе, непостојање било каквог упутства од стране вишег руководства може довести до тога да запослени изгубе повјерење у компанију. Планирање организације, које укључује стратегије за све нивое компаније, је императив за успјех пословања.
Дефиниција планирања организације
Планирање организације почиње када тим вишег менаџмента идентификује краткорочне и дугорочне циљеве компаније. Једном када су ти циљеви дефинисани и усавршени тако да су јасни и оствариви, неопходно је формулисати специфичне стратегије и планове за постизање тих циљева. Планирање организације осигурава да постоји визија за пословање тако да запослени знају и разумију како њихови свакодневни послови доприносе компанији у цјелини.
Циљеви које компанија поставља морају бити довољно реални да се имплементирају у оквиру ресурса организације. Добро је допријети до звијезда, али у исто вријеме, циљеви такођер морају бити достижни. Не бити у стању да погодимо циљеве који су изван досега, то може деморализирати компанију. Добар циљ такође треба да буде квантитативно мерљив. На овај начин, компанија може пратити свој напредак током фискалне године, провјеравајући да ли је далеко стигла и колико је још остало. Такође је важно да се одреди временски оквир за постизање циља, као што је фискална година или четвртина. На овај начин компанија може да одреди рокове за реализацију пројекта како би сви остали на правом путу.
Поред дефинисања циљева и израде планова за њихово постизање, планирање организације обухвата особље и расподјелу ресурса.Прави људи морају бити на мјесту за обављање својих улога, а неопходни ресурси, укључујући финансије, морају бити доступни организацији како би могли успјешно имплементирати постојеће планове.
Како је свака организација јединствена, ни једна структура или метода особља неће радити за сваку компанију. Међутим, у планирању ефикасне организационе структуре увек треба узети у обзир одређене факторе. Компаније треба да истражују и процењују предности и слабости различитих опција организационе структуре, као што су функционалне, одељење или структуре матрица, и размотре које ће их одредити како би најбоље остварили своје организационе циљеве. Компанија ће такође морати да предвиди своје обрасце раста и како се уклапају у њихове укупне планове. Поред тога, организација ће морати да види која ће структура произвести најзначајнију оперативну ефикасност и задовољство радника.
Планирање организације може се примијенити на било коју величину компаније, било да се ради о малом подузетничком послу или мултинационалном конгломерату. У свакој ситуацији, од кључног је значаја за менаџерски тим да одреди циљеве компаније и постави планове за њихово постизање, као и ресурсе који су потребни за постизање тих циљева.
Врсте планирања организације
Постоје многи начини категоризације типова организационих планова, иако многи од њих спадају у четири главне категорије: финансијске, стратешке, контингентне и сукцесивне. Сваки тип плана организације гледа на пословање у цјелини, али кроз објектив одређеног подручја. На овај начин, лако је видјети како ће се пословање одвијати у многим различитим сценаријима.
Финансијско планирање у организацији има за циљ стварање већег прихода или повећање тржишног учешћа у пословању. Такође, финансијско планирање може да реши предвидљиве финансијске проблеме са којима се компанија може суочити у будућности. Начин структурирања финансијског плана зависи од нивоа компаније и циљева које жели постићи. Важан фактор финансијског плана је да мора бити укорењен у стварност. Као и ефективно планирање циљева, финансијски план треба узети у обзир праву финансијску слику компаније, сада иу будућности. План такође треба да буде окренут ка будућности, тако да може да се ухвати у коштац са свим потенцијалним проблемима које компанија треба да превазиђе.
Узмимо мали бизнис, као што је агенција за дигитални маркетинг, на пример. Са пет запослених, компанија је заустављена на висоравни и нема довољно људских ресурса за раст пословања. Повећање њихове продаје један је од њихових организационих циљева. Међутим, ако запосле још једног запосленог, онда немају финансије да их плате. Имати јасан финансијски план за ову организацију не само да ће им помоћи да схвате како да донесу додатни ресурс, већ и како да плате за њих. Осим тога, имати новог запосленог може им помоћи да повећају продају и остваре свој организацијски циљ.
Други тип организационог плана је стратешко планирање, које подразумијева превођење визије компаније у циљеве и циљеве, са корацима за њихово постизање. Стратешко планирање не гледа само на себе, већ се фокусира и на тржиште и индустрију, као и на конкуренте. Ова врста планирања укључује анализирање будућих могућности компаније и могућих долазних пријетњи. Такође захтева потпуно познавање снага и слабости организације. Стратешко планирање такође захтева разумевање ко су конкуренти на тржишту, и тачно које су њихове предности и слабости у поређењу са организацијом. Имати реалан поглед на цјелокупно тржиште и економију је такођер императив.
У случају агенције за дигитални маркетинг, на примјер, дио њихове стратешке визије може бити понудити нову услугу као што је цопивритинг материјала за производњу олова. Ако се бизнис углавном фокусирао на веб дизајн и онлине оглашавање до тог тренутка, морат ће провести детаљно истраживање у области цопивритинга како би разумјели како се то одвија у индустрији. Ако њихови конкуренти нуде цопивритинг као услугу, онда је можда паметно да и они то понуде. Такође им је потребан начин да разликују своје услуге писања од својих конкурената.
Многе организације такође креирају планове за ванредне ситуације за исходе који су изван домена нормалног. Ова врста планирања организације помаже да се ублаже потенцијални ризици за компанију и чак им потенцијално може помоћи да избегну догађаје који могу имати катастрофалне ефекте. Робусни план за непредвиђене ситуације је добро истражен и представља реалне сценарије који се могу одвијати и који могу имати негативне реперкусије на компанију, и пружа корак-по-корак рјешење које компанија може имплементирати у том сценарију. Планирање за непредвиђене ситуације може спасити организацију од пада и може јој помоћи да расте у вријеме транзиције.
Могући катастрофални сценарио за дигиталну маркетиншку агенцију може бити да њихов највећи клијент, који обезбјеђује преко 50 посто својих прихода, одлучи да потпише са једним од својих конкурената. У овом случају, компанија би изгубила велики дио својих прихода. Ако не могу да пронађу начин да га замене, можда ће морати да прогласе банкрот. План за случај непредвиђених околности, у њиховом случају, би пружио могућа рјешења за овај проблем, који може укључивати начине враћања тог клијента у компанију, повећање њихових прихода кроз друге канале или чак узимање кредита за краткорочно олакшање. Имајући план који већ постоји ако њихов највећи клијент оде, агенција за дигитални маркетинг тада може добити право на посао покушавајући да реши свој проблем, уместо да губи време покушавајући да пронађе план док су у кризном режиму.
Планирање сукцесије је још један ефикасан начин планирања организације. То подразумева развој стратегије која ће се поставити када кључни играч у организацији оде. Ако неко у управљачкој улози одлучивања напусти организацију из било ког разлога, планиран или непланиран, компанија као цјелина може бити покренута. Они можда неће бити у стању да испуне своје организационе циљеве ако немају право руководство. Планирање сукцесије подразумијева више од именовања насљедника. То значи обуку и неговање те особе да попуни лидерску позицију пре него што се појави потреба. На овај начин, нема времена кашњења за насљедника да дође до брзине, а организација може наставити са својим послом као и обично.
Ако је водећи веб девелопер агенције за дигитални маркетинг изненада отишао, на пример, компанија можда неће бити у стању да доврши своје постојеће пројекте или било које нове пројекте док не добије замену. За мала предузећа, то би могло значити да ће морати затворити своја врата. Са планом сукцесије, они су можда обучавали млађег девелопера да преузме ту улогу. Ако је та особа већ била дотерана за главну позицију одлучивања, онда би агенција могла наставити са сервисирањем својих клијената без икаквих проблема.
Зашто требате користити планирање организације
Правилно планирање организације омогућава компанији да достигне свој пуни потенцијал. Користећи систематски приступ, компаније могу да утврде где желе да иду, а затим да спроведу кораке које могу користити да дођу до њих. Ако је организација заинтересована за раст и не зна како да тамо стигне, онда организационо планирање може помоћи да се утврде кораци које треба предузети, како за дефинисање њихових циљева тако и за њихово достизање.
Планирање организације помаже компанијама да буду стратешки у начину на који доносе кључне одлуке. Када постоје већи циљеви компаније, онда је лакше доћи до одређених одлука када се користи стратешки метод. Слично томе, организационо планирање може помоћи компанијама да надограде своје предности. Ако постоје специфичне области у којима се организација истиче, било би паметно играти се на оне више за раст пословања. На другом крају спектра, слабости организације могу се побољшати помоћу планирања организације. Елементи финансијског и планирања за непредвиђене ситуације могу одиграти значајну улогу у превазилажењу слабости у пословању.
Постављање компаније за успех је један од главних разлога зашто треба да користе организационо планирање. Кроз развој планова и процеса, компанија може радити на побољшању процедура које се континуирано проводе. Побољшање начина на који компанија послује помаже им да пруже и конкурентску предност, што такође може повећати њихово пословање.
Како побољшати планирање организације
Ниједна метода планирања организације не функционише за компанију. Много пута, компанија мора примијенити различите начине организације како би пронашла оно што је добро за њих. Побољшање планирања организације је непрекидан посао, јер како компанија расте и мења, начин на који планови компаније морају да се промене како би се испунили нови захтеви.
Поштење и отвореност су важни аспекти планирања организације. Важно је имати јасан и објективан поглед на то како организација ради. На овај начин постаје лакше идентификовати потенцијалне проблеме или претње са којима се организација суочава, или специфичне слабости које су очигледне унутар компаније. Уклањање интерних барикада које су запослени суочавају помаже им да се онда фокусирају на задатак који им је на располагању. Када се уклоне унутрашње препреке, као што су неке процедуре или политике, запослени могу радити на побољшању слабости организације.
Када се жели побољшати планирање организације, неопходно је имати скуп метрика за мјерење успјешности плана. Метрике могу пружити велику вриједност и дјеловати као водич за доношење одлука о кључним елементима пословања. Менаџмент може користити податке да би одредио подручја у којима организација треба да фокусира своје напоре и затим развије стратегије за фино подешавање операција, водећи компанију да побољша своје укупне перформансе.
