За већину људи, разочарење је дио живота. Осјећај је толико уобичајен да многи људи гутају емоције без приговора, полако хранејући растућу озлојеђеност. Могли би се изговарати за увредљиву странку, говорећи себи: “Они раде најбоље што могу.” То може бити истина, али мало конструктивне критике никада никога не повриједи. Предузећа и други субјекти који примају писма разочарања ускоро схвате да је у њиховом најбољем интересу да направе простор за побољшање. Као што изрека каже: "Сикак-коло добива маст."
Организујте своје чињенице. Особа или компанија коју пишете писмо разочарања не може побољшати своје пословне или особне праксе ако не објасните јасно како су вас изневјерили. Пре него што напишете писмо, наведите листу случајева у којима сте се осећали разочарани, организовани хронолошким редом. Ако имате службену документацију из других извора, имајте и оне корисне прије него што почнете са својим писмом.
Наведите своје жалбе. Јасно објасните која су била ваша очекивања и како нису испуњена. Ако је потребно, користите документацију из других извора.
Објасните како сте се осећали због невоља. На пример, ако пишете компанији за брзу храну о непрекидном непоштовању корисничког сервиса, објасните да се због тога осећате као да ваш новац и покровитељство нису вредновани у њиховој организацији.
Буди љубазан.Запамтите да је циљ вашег писма да помогнете особи или организацији да се побољша, а не да их деградирате. Ви једноставно указујете на начине на које мислите да би могли боље да функционишу. Када пишете писмо разочарања компанији, запамтите да особа која чита писмо вероватно неће бити особа са којом имате жалбу. Не будите непристојни или гадни; чувајте тон писма, или барем професионалног.
Предложите побољшања. Сада када сте указали на проблем, помогните тако што ћете их упутити ка решењима.
Представите своје захтеве. Ако сматрате да заслужујете реституцију за своје искуство, писмо разочарања је мјесто за питати. Без обзира да ли у будућности тражите директан повраћај или попуст или бесплатну услугу, назначите да ће испуњавање ваших захтева знатно допринети да вас задржимо као клијента.
Откуцајте слово. Професионална презентација вашег разочарања ће омогућити приматељу да зна да сте озбиљни.
Направите копије писма. У случају да се ваше писмо изгуби, постане питање спора, или постане прво у дугом низу писама разочарања, требало би да имате копију за своје записе. Ако са својим писмом укључите и друге документе, направите копије тих докумената и пошаљите копије. Оригиналне документе увек чувајте за себе.
