У рачуноводству постоји неколико финансијских докумената који се користе за праћење трансакција компаније и укупног финансијског здравља. Главна књига и биланс стања су два централна документа у процесу рачуноводства компаније. Иако садрже сличне информације, главна књига и биланс стања нису исти. Њихова сврха је одвојена и методе записивања информација у свакој су различите.
Дефиниција
Све трансакције се објављују у главној књизи дневног дневника користећи систем дебита и кредита, слично као што користите у чековној књижици. То је срж финансијских података ваше компаније, пратећи сваку трансакцију од првог дана историје ваше компаније. Биланс стања се не евидентира толико детаљно као главна књига. То је кратак преглед финансијског стања компаније у смислу средстава и обавеза у одређеном тренутку.
Структура
Рачуни у главној књизи су груписани у пет категорија; средства, обавезе, капитал, приходе и расходе. Обично постоји посебна страница за сваки рачун који прати главна књига. Трансакције се евидентирају у главној књизи како се појављују за сваки рачун. На пример, исплата извршена повериоцу би била евидентирана као „трошкови“, а истог дана када би клијент извршио плаћање компанији, он би био евидентиран као „приход“. Биланс стања није подељен на одвојене странице. Уместо тога, укупне вредности за сваку категорију се бележе како стоје за тај период. На примјер, укупни приходи од 31. децембра би били евидентирани и трошкови би се такођер збројили и евидентирали. Дакле, исплате повериоцима А, Б и Ц би се збројиле, а не појединачно.
Сврха
Главна књига се користи као извор података за друге финансијске документе, укључујући и биланс стања. Главна књига прати трансакције и води евиденцију свих података за компанију тако да се могу прецизно саставити и друга финансијска документа. Недосљедности, рачуноводствене грешке и губици могу се пратити кроз главну књигу. У билансу стања је приказано ко га посматра (на пример, као поверилац) шта компанија поседује, као и оно што дугује другим странама од датума када је завршено. Биланси се често користе да би се утврдило да ли је неко предузеће квалификовано за кредит или кредит. Кредитори, инвеститори (потенцијални и тренутни), менаџмент, добављачи, купци, владине агенције и раднички синдикати користе биланс стања како би предвидјели гдје ће се компанија налазити, или како ће изгледати финанцијски низ пут. За кредитора, ово је средство за процјену “ризика” компаније приликом разматрања зајма. За извршног директора или председника компаније, биланс помаже да се утврди да ли компанија има превише инвентара или ако треба да повећа приходе.
