Без обзира да ли сте тим за једну особу или пуноправно предузеће, имати канцеларијске процедуре и смернице је одличан начин да успоставите нека основна правила за ваше пословање. Ово вам не само да помаже у свакодневним задацима, већ може помоћи и вашим новим запосленицима када почну и вашим запосленима када морају провјерити административна питања.
Успостављање смјерница и њихово приступање
Креирање приручника за уред 21. века је одлично место за почетак. Канцеларијски приручник треба да укључи процесе и процедуре за важне аспекте вашег пословања и треба поменути неке значајне тачке из савезних, државних и локалних закона о запошљавању. Укључите информације о политици напуштања, политику недискриминације и компензацију радника.
Ту можете укључити и мисију, визију и основне вриједности ваше компаније. Они помажу свима у бизнису да остану на правом путу и раде према истом циљу. Може укључивати смјернице за понашање запосленика, правила облачења, пушење, радно вријеме, плаће, промоције и бенефиције. Учините свој приручник доступним сваком запосленом тако што ћете га понудити на мрежи иу штампаном облику. Дајте копију свих запослених и замолите их да потпишу писмо потврде да су прочитали смернице и разумели их.
Примена технологије у канцеларији 21. века
У канцеларији 21. века, важно је интегрисати технологију у ваше смернице. Без обзира на индустрију у којој радите, технологија игра важну улогу у уредским процедурама. Многе ствари се раде на рачунарима и паметним телефонима. Одлучите да ли ваша компанија дозвољава употребу канцеларијске технологије из личних разлога и које су ваше сигурносне мјере. Да ли је запосленима дозвољено да користе своје телефоне док раде? Успостављањем таквих правила моћи ћете да разјасните било какве несугласице пре него што до њих дође.
Креирање смерница за сваку улогу или одељење
У зависности од вашег пословања, можете изабрати да успоставите процедуре за свако одељење или сваку улогу у компанији. На пример, ако имате производно одељење, њихове процедуре ће несумњиво бити другачије од вашег продајног одељења и вашег одељења за маркетинг. Записивањем свакодневних процедура за свако подручје вашег пословања, брже ћете помоћи у постављању нових запосленика и моћи ћете водити искусно особље када забораве како направити одређени задатак. Имати референтно место такође вам помаже да пратите све што је у вашем пословању. Неке канцеларије које имају вишеструке нивое особља могу изабрати да укључе организациону шему тако да сви знају која је њихова улога у оквиру шире слике компаније.
Одржавање линија комуникације отворено
Ваше смернице се могу ажурирати кад год је потребно укључити нови важан елемент. Не морају бити у камену. Побрините се да редовно комуницирате са својим особљем када додајете било шта у канцеларијске процедуре или уредски приручник. Поред тога, све ваше канцеларијске праксе морају бити лако доступне. Побрините се да ваши запослени знају гдје се могу обратити за помоћ ако имају питања везана за вријеме одмора, кориштење мобитела, компензацију радника или било коју другу модерну уредску праксу.
