Писане канцеларијске процедуре помажу да посао тече глатко и ефикасније. Основне процедуре описују праксу фронт-оффице-а: процедуре, ко их изводи и шта се ради. Канцеларије имају смјернице за управљање особљем, готовинске депозите, улазну и излазну пошту, кореспонденцију и надокнаде.
Руковање дневном поштом (рецепционар)
Долазна пошта се отвара и садржај се означава датумом. Чекови се стављају у канту "Да депонују". Пошта је сортирана по примаоцу и смештена у поштанску корпу особе.
Припрема банковни депозит и прави копије примљених чекова. Прилози су спајани на копије чека. Он доставља чекове и копије копија и прилоге на рачуне потраживања.
Одлазна пошта се поштом ставља и шаље на пошту сваке вечери.
Пхоне Процедуре
Одговорите на телефон трећег звона. Стандардни поздрав је "Добро јутро, АБЦ Цомпани, Јохн говори. Како вам могу помоћи?" Одговорите "Само тренутак" и ставите позиватеља на чекање.
Провјерите уредски календар за одсутне запосленике. Ако је нема, реците позиватељу и питајте да ли још неко може помоћи. Ако се особа налази, најавите позиватеља и прослиједите позив. Ако је линија заузета, реците позиватељу и понудите говорну пошту или писану поруку.
Поруке обухватају име позиваоца, време и датум, разлог позива и позивни број. Ставите поруку у слот за е-пошту примаоца.
Управљање уредским прибором (секретар)
Стандардне залихе се пописују и наручују мјесечно. Канцеларијски календар се проверава за заказане поруке и све потребне материјале. Она припрема формулар за наруџбину у канцеларији и менаџер канцеларије га овлашћује пре него што се постави.
За нестандардне залихе попуните образац захтева за снабдевање и доставите секретару.
Одржавање Оффице календара (секретар)
Она је одговорна за канцеларијски календар. Када заказујете састанак, проверите календар због конфликата и пошаљите захтев секретару.
Месечне поруке за клијенте, маркетинг и промоцију се уносе у канцеларијски календар. Запослени који су одговорни за ово могу послати е-маил секретарици.
Е-маил датуми путовања, одсуства запосленика и празници секретарици.
Накнаде за путовање, захтјеви за провјеру и кредитне картице
Накнаде за путовање обрађују се једном недељно. Користите одобрени путни образац. Унесите датум расхода, врсту расхода и разлог трошка. Приложите читљиве рачуне за трошкове. Ниједан износ се не враћа без рачуна.
Користите одобрени образац захтева за чек за нерегуларне провере. Попуните информације о примаоцу, потребан датум, износ провјере и одјељке разлога. Добијте одобрење од менаџера или рачуновође.
Кредитне картице се обрађују мјесечно. За сваку куповину је потребан рачун. На рачуну упишите своје име, разлог трошкова и друге идентификационе информације. Све накнаде без рачуна и личних трошкова се одбијају од плате запосленог.
Плаћања клијената и фактуре
Комплетирани налози клијената достављају се два пута дневно А / Р-у од стране службеника за доставу и фактурирају до краја радног дана.
Дневни депозити примљени од А / Р примењују се до краја радног дана.
