Било да наручујете робу, аплицирате за позицију, тражите средства, изражавате захвалност или се жалите, кад год се бавите неком организацијом, морате написати пословно писмо. Треба да пратите установљене процедуре и укључите неопходне компоненте у свако писмо које пишете. Почните са листом папира са заглављем који садржи адресу ваше организације. Алтернативно, можете креирати свој лични заглавље које садржи ваше пуно име, адресу, поштански број, број телефона и е-маил адресу.
Датум
Оставите најмање један празан ред између заглавља или заглавља и датума. Користите амерички формат датума, на пример, 23. мај 2011, када пишете организацијама у Сједињеним Државама. Немојте користити индексе као што је 2нд. Можете или да лево оправдате датум или картицу до централне тачке и откуцајте датум.
Инсиде Аддресс
Унутрашња адреса или адреса примаоца почињу један инч (три празна реда) испод датума. Увек је лево оправдано. Двапут проверите правопис имена примаоца и поштанске адресе. Укључите лични назив, као што су господин, госпођа, др, госпођа или госпођица, и пословни назив као директор маркетинга. Ако нисте сигурни у било који од наслова, назовите рецепционара у организацији.
Поздрав
Оставите празну линију иза унутарње адресе. Ако знате примаоца, можете користити њено име, на пример, Драга Мари. У другим случајевима, користите њено лично име и презиме, на пример: Драга госпођо Јохнсон. Ако нисте сигурни о полу примаоца, користите пуно име. Можете укључити зарез или двоточку након поздрава или изоставити било коју интерпункцију.
Боди
Оставите празну линију након поздрављања. Један простор и лијево оправдавају параграфе у тијелу слова. Већина писама садржи најмање три параграфа. У првом параграфу унесите сврху писма. Ако одговарате на оглас за посао, наведите позицију и идентификујте њен извор. На примјер, можете написати "Позиција директора маркетинга оглашеног на интернету точно описује моје вјештине и способности".
Други и трећи параграф садрже специфичне детаље који подржавају ову сврху. На пример, ако се жалите на производ или услугу, наведите датум куповине, број рачуна и разлог незадовољства.
Користите последњи параграф да поновите сврху и очекивани одговор. На примјер, вритие "Молим вас, контактирајте ме особно ако имате било каквих питања или коментара у вези с нашом новом производном линијом. Радујем се Вашој пословној кореспонденцији у наредним годинама." Оставите празан ред између сваког од параграфа.
Завршни
Оставите празан ред иза последњег параграфа писма. Закључите писмо са одговарајућим допунским закључком, као што је С поштовањем, Своје, или Свесно ваше. Ако двоточка или зарез прате поздрав, укључите зарез након затварања. Оставите три до четири празна ретка за свој потпис. Завршите са својим потписом и насловом, нпр. Јохн Стеварт, Салес Манагер.
