Мото клубови и асоцијације не само да пружају могућност да се јахачи окупљају у друштвеном смислу, већ им такође пружа шансу да прикупљају новац за све врсте добротворних организација. Чланови мотоциклистичких клубова често су рекреативни јахачи који желе да допринесу невољи. Да ли клубови учествују у годишњим акцијама прикупљања средстава или да се возе једном у прилог посебном циљу, многи возачи доприносе и свом времену и новцу. Међутим, постоје неки основни кораци за организовање успешног прикупљања средстава.
Одредите руту, по могућности на споредним путевима са мање саобраћаја. Многе добротворне организације путују сликовитом рутом кроз природу. У зависности од временског оквира за трчање, једнодневни добротворни догађај може покривати удаљеност од 50 до 100 миља заокруженог путовања. Нема потребе да се јахачи прејако гурају, јер то није конкуренција. Типична вожња обично почиње у 11 сати и завршава у 18 сати. Краћа трка понекад почиње раније ујутро и завршава се средином поподнева.
Обратите се локалној привредној комори да одредите датум догађаја. Побрините се да нема сукоба са другим догађајима који су заказани у заједници истог дана. Комора вам такође може помоћи да промовишете прикупљање средстава објављивањем детаља о догађају у календару догађаја у комори.
Напишите правила за учешће у догађају да бисте их подијелили онима који се региструју за вожњу. Побрините се да сви возачи јасно разумију сигурносна правила унапријед. Наведите да се од учесника очекује да одржавају сигурну удаљеност иза возача који путују испред, поред вожње два по два гдје год је то могуће. Јахачи би требали носити одговарајућу одјећу и опрему за јахање, укључујући дуге хлаче, јакну, чизме, рукавице и заштитну кацигу.
Направите образац за регистрацију. Ако ваша организација има веб сајт, можда ћете желети да понудите погодност онлине пре-регистрације заједно са традиционалним обрасцем за регистрацију поште. Закажите коначну личну регистрацију за почетак један сат прије догађаја. Чак и они који су се раније пријавили морају се зауставити поред табеле за регистрацију како би покупили мајице и друге информације о догађају.
Ступите у контакт са локалним мотоциклистичким клубовима у вашем подручју и затражите њихово учешће у Вашем догађају за прикупљање средстава. Већина мотоциклистичких клубова редовно вози добротворне фондове, иако неки подржавају само одређене добротворне организације (види Ресурси испод).
Дајте додатну промоцију својим дизајном тако што ћете дизајнирати мајицу за догађај за волонтере и учеснике. Дајте мајице на регистрацију на дан догађаја (види Ресурси испод).
Тражите спонзоре да подрже догађај. Ваш циљ треба да буде партнерство са предузећима која деле истински интерес за мисију ваше организације. Ускладите се са навијачима који ће побољшати кредибилитет ваше организације и унаприједити њен циљ. Имајте на уму да спонзори желе нешто заузврат за своју филантропију. Спонзорисање добротворних догађаја помаже бизнису да развије добру репутацију у заједници и нуди примарну прилику за маркетинг. Приступите бизнисима који циљају на исти сегмент популације за који се планира ваш догађај. На пример, ако покушавате да прикупите новац за куповину комбија за инвалидска колица за локалну заједницу која живи уз помоћ, разговарајте са предузећима која пружају производе или услуге старијим особама (нпр. Добављачима медицинске опреме, клиникама за физикалну терапију, старијим адвокатима).
Оглашавајте догађај. Питајте власнике или менаџере локалних предузећа за дозволу да постављају летке о догађају. Усредсредите се на бизнисе у којима ће вам бити потребни возачи, спонзори и донатори. Обавезно укључите детаље као што су датум и време почетка догађаја, као и име, поштанску адресу, адресу веб сајта и број телефона ваше организације. Контактирајте локалне радио и телевизијске станице да бисте се распитали о њиховој политици емитовања бесплатних јавних обавештења за непрофитне организације. Позовите локалне новине да их обавестите о догађају. Поред оглашавања вашег догађаја, многе градске новине ће послати фотографа на дан догађаја и понекад објавити кратку причу са фотографијама.
Затражите од волонтера да помогну у постављању и чишћењу након тога. Ово је добар начин да се људи у заједници информишу о догађају ио томе шта ће бити од користи. Договорите да се људи са мобилним телефонима позиционирају на разним локацијама дуж руте у случају нужде. Запошљавање особа које су поуздане, сналажљиве и лако комуницирају с другима.
Планирајте да завршите вожњу у локалном ресторану гдје ће возачи добити бесплатна пића и оброк. Уређивање оброка на бази шведског стола омогућава да се уморни, гладни возачи брже сервирају.
