Реорганизације могу бити неопходне да би се одразили промјењиви пословни модели или економски увјети, али они могу ометати особље и клијенте без правилног планирања и извршења. Израда стратешког плана за реструктурирање одјела захтијева комуникацију током цијелог процеса. Када се план коначно открије, неки можда не воле резултате, али нико се не би требао осјећати слијепим.
Реците свом вишем руководству да размишљате о реструктурирању одјела како би одражавали промјењиве тржишне услове. Формирајте групу кључних појединаца унутар компаније која ће служити као тим за анализу и планирање како би размислили о пословним потребама које окружују одјел и како би требало изгледати када се реструктурирање заврши.
Разговарајте са кључним купцима и потрошачима производа и услуга вашег одељења да бисте сазнали њихова очекивања у вези са вашим одељењем. То могу бити интерни купци, вањски купци или обоје, овисно о ситуацији. Одредите који проблеми имају са квалитетом, брзином и одзивношћу вашег одељења.
Идентификујте разлоге за реструктурирање и како ће ова промјена додати вриједност одјељењу и пословању. Повежите ово са мисијом одељења и изјавама о мисији и вредностима компаније. Док настављате да развијате план, побрините се да промјене доведу ваше одељење на овај пут.
Анализирајте тренутне процесе вашег одељења. Упоредите их са својом организационом мисијом и одвојеним основним процесима од оних који су дуплирани у другим деловима пословања или који су секундарни у односу на испуњавање циљева одељења. Идентификујте разлике између стварног и жељеног учинка. Одредите како постојећа структура омогућава или омета рад и задовољство корисника.
Редизајнирање процеса како би се одредио најбољи пут за стварање ефикасније структуре одјела. Ове ревизије треба да побољшају задовољство корисника и заинтересованих страна и повећају ефикасност. Смањење трошкова такође може бити дио ових циљева, али размотрите то у односу на редизајн процеса. Смањење радне снаге које смањује вашу способност да спроведете потребне процесе неће помоћи вашем одељењу да успе.
Одредите где је потребна промена организационе структуре. Можда ће бити потребно креирати нове позиције или је потребно да постојеће позиције разјасне своје улоге и очекивања. Процијените да ли ваше садашње особље има вјештине и способности да задовоље нове улоге и захтјеве. Ако не, мораћете да развијете план обуке да бисте их убрзали или направили нове послове како бисте попунили прекршај.
Планирајте своју стратегију имплементације. Развијте временски оквир за инсталирање ове нове структуре. Објасните ко у новој структури одјела има моћ одлучивања. Напишите нову организациону схему и описе положаја како бисте вашем особљу објаснили њихова очекивања. Ако вам је потребно додатно особље, користите те описе положаја како бисте помогли да вас воде у правом смјеру.
Укључите се са својим одељењем за људске ресурсе како бисте планирали транзицију. Утврдите да ли постоје позиције на другим местима у компанији за оне који су постали вишак путем реструктурирања одјела. Ако реструктурирање резултира отпуштањем, слиједите установљене процедуре како би се осигурало да не постоји пристраност у одлукама.
Комуницирајте са запосленима. Ваше особље ће вероватно сматрати да је реструктурирање средство за смањење броја запослених, тако да запослени могу бити скептични у погледу реструктурирања. Држећи их у петљи, обојица смањите утицај гласине и пружите им уверење да постоји план који није само смањење броја запослених у одељењу.
