Није сваки запослени испунио очекивања. Када се то догоди, морате написати дисциплинско писмо или формално прекинути писмено. Неки запослени могу бити толико далеко од ваших очекивања да ћете се наљутити, али ипак морате написати дисциплинско писмо професионалним тоном, јер је писмо фирма и ваш начин размишљања о компанији. Не компликујте недостатак професионализма запосленог тако што ћете поступити на непрофесионалан начин.
Унесите датум. Прескочите линију и упишите име запосленог и њену кућну адресу на одвојене линије. Прескочите додатну линију и укуцајте "Поштовани господине / госпођице (Презиме)", а затим двоточку. Чак и ако сте на послу са именом, морате се додатно потрудити да будете професионални у ситуацији у којој запосленик захтијева дисциплину. Коришћење презимена такође вам помаже да направите растојање, што је корисно када је вест негативна.
Започните писмо објашњавајући запосленику да његов радни учинак није испунио очекивања, а затим детаљно описати проблеме са својим радом на професионалан и неучинковит начин. Ако је примјењиво, наведите датуме и вријеме великих инцидената као што су кашњење или несреће. Погледајте сва специфична правила која је запослени прекршио.
Објасните шта ће се даље десити. Ако дисциплинујете запосленог, објасните да је ово њено прво упозорење и да ће накнадна кривична дела заслужити даљња упозорења са озбиљнијим последицама, као што су суспензија или пуцање. Ако престајете са радом, наведите датум престанка радног односа и све додатне информације које су јој потребне, на пример када очекујете да ће напустити своју канцеларију.
Наведите информације о контакту у случају да има било каква питања, и да изнесете жалбени поступак ако га имате. Захвалите запосленику на сарадњи, и ако је прикладно, реците му да му пожелите добро у будућности.
Затворите слово тако што ћете откуцати "С поштовањем" и прескочити три размака. Упишите своје име. Одштампајте писмо на меморандуму компаније и потпишите своје име изнад укуцаног имена.
