Из разних разлога неки запослени можда не воле попуњавање листова. Они га могу сматрати заморним и дуготрајним, или у случају плаћених или ослобођених радника, могли би га сматрати непотребним. Федерални закон о раду обавезује вас да пратите неискоришћено вријеме запослених; ово представља већину радника на сату. Под условом да одржавате тачне записе, можете користити било који систем временског записивања који желите. Постоје неке ствари које можете да урадите да бисте обезбедили усклађеност и да невољно запослене исправно попуните своје временске листове.
Успоставите систем за временско вођење које је лако за коришћење на основу величине вашег платног списка. На пример, ако имате мање од 10 запослених, можете да купите стандардне временске листове из канцеларијског материјала и да их запослени попуне недељно. Да бисте повећали тачност, уместо тога можете купити стандардни сат и празне временске картице. Ако је ваш платни списак значајан, размислите о аутоматизованом систему који захтева од запослених да се укључе преко картица или прстију или отиска прста.
Укључите временске процедуре у приручник за запослене. Ово укључује када се достављају листови времена и коме треба да се поднесу. Јасно навести посљедице кршења одређених правила временског распореда, као што је раскид уговора о кривотворењу. Дајте свим запосленима копију приручника.
Направите календар плаћа и дистрибуирајте га свим запосленима. Ово је корисно када се промене плате, као што су током недеља одмора. Календар приказује датум почетка и завршетка платног периода, датуме подношења временског распореда и одговарајуће датуме плаћања током године.
Одредите менаџере и супервизоре да обуче нове и постојеће запослене о томе како да попуне временске табеле. Ако имате аутоматизовани систем, ако је потребно, замолите продавца да пошаље некога да обучава менаџере и надзорнике који би требало да обучавају своје запослене.
Поједноставите обрачун временског распореда тако што ћете тражити да запослени заокруже и спусте до најближе четвртине сата. Заокружите време од једног до седам минута и време од осам до 14 минута. На пример, ако запослени стигне на посао у 8:11 сати, она ставља 8:15 сати на листу времена. Ако она оде у 17:21, пише 17:15. У многим случајевима, аутоматизовани системи временског вођења обављају заокруживање.
Ограничите уносе времена само на оно што се рачуна. На пример, ограничите унос на редовне, прековремене, одморне, болесне и личне сате и плаћене паузе. Захтијевати фиксно плаћене раднике да попуне само временске листове, ако је потребно.
Објасните запосленима шта је у њима за њих. На пример, кажите да правилан завршетак убрзава обраду платних спискова, обезбеђује благовремене плате, убрзава циклус наплате и повећава новчани ток. Нека руководиоци или супервизори саопштавају користи својим подређенима.
Охрабрите политику отворених врата тако да запослени могу приступити својим надређенима када имају питања везана за временски распоред.
Суздржите се од употребе система казне да бисте запосленике на одговарајући начин попунили. На пример, ускраћивање плата док запослени не доставе свој временски распоред може бити забрањено државним законом и може створити окружење неповерења између менаџера и запослених.
Савети
-
Пре примене правила о временском праћењу, проверите са државним одељењем за рад о применљивим правилима. На примјер, држава може имати посебне прописе за заокруживање, вођење евиденције и кориштење биометријских временских сатова.
