Радни листови запослених су критични за евидентирање доспелих зарада, временских резерви и одсуства запослених. Многи послодавци чувају евиденцију о времену и платном списку својих запослених као резерву за свој метод обраде платног списка. Историјски записи су корисни ако морате да проверите дупло плату запослених, одбитак од пореза и одбитак на плате. Међутим, федерални закони прописују колико дуго послодавци морају да воде евиденцију о запослењу, која укључује период за који послодавци треба да воде евиденцију о времену. Према савезним законима, послодавци би требало да задрже временске листове за најмање две године.
Записи о запослењу садрже информације о радним задацима запосленог, учинку, дисциплини или корективним радњама, као ио свим уговорима или споразумима, као што је колективни уговор или уговор о раду. Информације о компензацији су такође део евиденције запосленог, заједно са временским записима који обично садрже личне информације, као што су број социјалног осигурања запосленог, стопа зараде, изузета или неиспуњена класификација, годишњи одмор или плаћена временска разграничења, ау неким случајевима и прековремени рад или различита стопа плата.
Тимесхеетс Аре Емплоимент Рецордс
У зависности од праксе вођења евиденције послодавца, временски листови су дио радног записа или се чувају одвојено као евиденција о платном списку. У сваком случају, временски записи и временски распореди се сматрају радним листама и стога су подложни одређеним законима који обавезују послодавце на вођење евиденције.
Закон о поштеним стандардима рада
Послодавци који подлијежу Закону о поштеним радним стандардима морају слиједити прописе који регулирају минималну плаћу, прековремени рад, изузимање и неплаћање, те вођење евиденције која се односи на све што се тиче плаће запослених. ФЛСА не захтева посебан формат за одржавање распореда запосленика, али агенција захтева да послодавци одржавају одређене детаљне информације у вези са неплаћеним радним временом и плаћом запослених.
Задржавање записа
Задржавање евиденције за евиденцију плата и синдикалних уговора је три године. За временске табеле и записе који садрже специфичне информације као што су радили дани, одбици, одбитак и други детаљи, потребно је двије године. Најбоље праксе за људске ресурсе би вероватно препоручивале да се све евиденције које се тичу плата и компензације запосленика чувају за три године, јер постоји значајно преклапање између евиденције послодаваца мора да задржи две године и евиденције које послодавци морају да чувају три године.
Постоје посебни захтеви за врсту евиденције коју послодавци треба да задрже за изузете раднике; међутим, у најбољем интересу послодаваца је да воде евиденцију на сличан начин иу једнаком временском периоду. То је корисно за послодавце у случају да се појаве питања која се односе на поређења између радника који су ослобођени и који нису изузети. Када послодавци држе изузете евиденције запосленика на основу потпуно другачијег процеса од неискључених радника, тешко је оправдати праксу људских ресурса у вези са ослобођеном и неискориштеном плаћом ако се евиденција не одржава на конзистентан начин у истом временском периоду.
ЕЕОЦ правила за чување записа
Савезна влада олакшава послодавцима да разреше шта им је потребно да задрже и колико дуго успостављају слична правила за вођење евиденције међу агенцијама. Комисија за једнаке могућности запошљавања у САД спроводи антидискриминационе законе и као део својих овлашћења за спровођење захтева да послодавци задрже платни списак и друге евиденције о запослењу три године. У ствари, ЕЕОЦ каже да би се записи који би могли постати дио захтјева по Закону о једнакој плати задржати најмање три године. Записи о запошљавању, укључујући евиденције о времену које су дио званичне оптужбе за дискриминацију, морају се чувати до коначног рјешења.
