Одржавање успјешног пословног састанка не укључује само садржај и чланове састанка, већ и уређење намјештаја. Да бисте ефикасно организовали собу за пословни састанак, желели бисте да размотрите функцију састанка и створите одговарајућу атмосферу и радни простор за продуктивност. Ако је соба добро организована за ваш састанак, сарадници ће бити у могућности да раде и функционишу без ометања или ометања како би у потпуности искористили расположиво вријеме састанка.
Ставке које су вам потребне
-
Таблес
-
Столице
-
Прибор за презентацију
-
Зип тиес
-
Селотејп
-
Лампс
-
Бочни столови по потреби
-
Ставке хране и пића
У складу с тим, размотрите функцију просторија и табела. Састанак у стилу дискусије треба да користи стил округлог стола тако што ће табеле распоредити у круг или полукруг тако да сваки учесник може да види све остале. Презентације могу користити дворану за састанке постављену са једним великим правоугаоником или поставити мање табеле у редове са сваким учесником окренутим истом правцу.
Распоредите ваше сједење око столова према распореду стола користећи удобне столице које одговарају дужини састанка. Тврде пластичне столице треба да се користе само за кратке (сат или мање) састанке како би запослени били фокусирани и удобни. Ставите две до три додатне столице на страну собе у случају да има више гостију него што је предвиђено или ако се столица разбије.
Поставите реквизите као што су подијуми, флипчартови, пројекторски екрани или плакати за презентације на јасно видљивом месту у предњем делу просторије тако да сваки учесник може лако да их види. Ако ћете користити брошуре или фасцикле, поставите их на сваку столицу уз стол или их поставите на страну за дистрибуцију касније на састанку. Немојте дозволити да ове ствари ометају радни простор или отежавају кретање у просторији, као што је слагање на поду.
Искључите звоно на било којим телефонима у просторији да бисте избегли сметње; међутим, не искључујте телефон како бисте омогућили одлазне позиве у случају нужде. Ако се за састанак користе рачунари, све каблове повежите са зип везицама како бисте избегли запетљавање стопалима и залепили све каблове на под који пролазе кроз шеталишта.
Додајте додатно осветљење изнад расвете изнад главе у собу да бисте ублажили атмосферу и учинили да се дуљи састанци мање визуелно напре. Поставите светиљке на бочне столове где неће бити на путу или ће блокирати поглед, али избегавајте свеће које могу да емитују меко светло и мирис, али могу представљати опасност.
Поставите малу зону за храну у углу собе или дуж зида у близини врата како бисте снабдевали флаширану воду, соде, кафу или грицкалице као што су колачићи, колачи, посуде за воће и месо. Ако користите храну за дуге састанке, избегавајте храну са високим садржајем шећера, и проверите да ли је у близини сервисног простора смеће за смеће да би сто био јасан и уредан када је време оброка готово.
Савети
-
Ако имате могућност да изаберете собу за састанке, покушајте да нађете мирну собу далеко од превелике буке и ометања док још увек стављате собу за састанке прикладном за купатила на истом спрату зграде.
Ако је могуће, подесите термостат у просторији на удобно окружење тако да они који су присутни нису превише врући или хладни, чинећи неудобност и ометање тамо где се не могу фокусирати на задатак.
