Имати праве људе који ће се појавити на вашем пословном састанку могу направити или прекинути догађај. Када направите привлачан и професионалан позив, увјерите позванике о важности састанка, нужности њиховог присуства и користи за њих.
Прилагодите позивницу ако шаљете појединачна писма. Користите меморандум или логотип компаније ако шаљете унапријед одштампане картице. За позивнице за е-пошту, прикажите свој логотип и линкове на веб странице. Обратите се свакој особи по имену и пошаљите је од високог званичника компаније, заједно са потписом.
Водите са увјерљивом уводном реченицом која објашњава шта се догађа и зашто је особа позвана да присуствује. На пример, “Ваша експертиза у индустрији чини вас идеалним кандидатом за наш нови управни одбор. Желим да вас позовем да се упознате и дружите се са покретачима и шејкерима наше пословне заједнице на ручку и презентацији. ”
Спомените ексклузивност састанка, тему о којој ће се расправљати или жељене резултате дана. На пример, „Позвали смо само десетак главних локалних директора да буду део овог округлог стола. Наш циљ је да осмислимо препоруке за пословање које ће наредне године доставити државном законодавству у погледу јединствених потреба предузетника у нашој држави. Желимо да се ваш глас чује."
Обратите пажњу на гостујуће говорнике, оброке или могућности умрежавања које би могле привући запослене професионалце. На пример, „Чујемо се од локалних кандидата који се кандидују за канцеларију и пружају период за питања и одговоре. Обезбедићемо вам послуживање брунцха и кафе бара."
Укључите све релевантне детаље састанка у истакнути или подебљани дио свог писма које се истиче за позваног. Виталне информације као што су датум, време и локација могу се изгубити у тексту писма. Ставите све у једну секцију ради лакшег сналажења.
Затражите РСВП до одређеног датума тако да можете планирати у складу с тим. Пружите позванима неколико начина да потврдите присуство, као што су путем е-поште, веб странице компаније, унапријед одштампане картице или телефонског позива.
Савети
-
Проверите заједнице и локалне календаре о конфликтним догађајима пре заказивања датума и времена. Не желите да се такмичите са функцијом Привредне коморе, догађајем Ротари клуба или великим конференцијама или сајмом.
Пошаљите позивнице најмање месец дана унапред, а подсетник обавештава две недеље да би учесници имали времена да вас додају у свој распоред. Ако је то велики састанак или конференција на којој људи морају да планирају путовање и смештај, обавестите га најмање шест месеци кад год је то могуће.
